Помощник руководителя/Секретарь

Департамент информационных технологий Москвы создает и развивает цифровые проекты, которые делают столицу комфортнее, а жизнь горожан — удобнее и мобильнее. Для системы управления столицей технологии — это незаменимый инструмент, который применяется во всех отраслях экономики, городского хозяйства и социальной сферы. А для миллионов горожан — повседневный помощник, который позволяет получать сотни услуг и сервисов в удобном цифровом формате в режиме 24/7

Обязанности:

1. Организация рабочего времени и расписания

• ведение и актуализация календаря руководителя (встречи, звонки, командировки, дедлайны)
• планирование и координация встреч, переговоров, совещаний (в том числе с внешними партнёрами)
• напоминание о предстоящих событиях и подготовка необходимых материалов

2. Делопроизводство и документооборот

• подготовка, оформление и проверка деловой корреспонденции.
• согласование и регистрация документов
• архивирование и систематизация документов (электронных и бумажных)

3. Коммуникации и взаимодействие

• фильтрация входящих звонков и писем, передача важной информации руководителю
• организация и сопровождение коммуникаций с коллегами, подразделениями, внешними контрагентами. Организация видеоконференций и онлайн-встреч

4. Организация командировок и мероприятий

• бронирование билетов, гостиниц, трансфера. Подготовка командировочных документов. Организация корпоративных мероприятий, приёмов, деловых завтраков/обедов. Координация логистики и обеспечения мероприятий

5. Аналитическая и информационная поддержка

• сбор, систематизация и подготовка информации по запросу руководителя. Подготовка презентаций, дашбордов, отчётов

6. Работа с проектами и задачами

• участие в координации проектов под контролем руководителя
• контроль сроков и статусов задач, поставленных руководителем
• напоминания, обновление статусов, взаимодействие с исполнителями.

• Опыт работы на похожей должности от 3-х лет. Будет плюсом опыт работы в гос.структурах
• Высокая организованность и внимание к деталям
• Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности
• Владение офисными программами (MS Office / Google Workspace) и др.
• Конфиденциальность и тактичность
• Инициативность и проактивность

Что предлагаем:

• Рыночную зарплату и премии
• Драйвовые задачи и ресурсы для их реализации
• Преимущества аккредитованной IT-компании
• Материальную помощь в случае важных событий в жизни
• Корпоративное обучение у топовых провайдеров и доступ к онлайн-библиотеке
• Корпоративные тренировки и спортивные активности - бег, футбол, волейбол, баскетбол, теннис и другие
• Комьюнити по интересам
• Скидки от партнеров на ДМС, связь, развлечения, подарки, спорт и т.д.

Стань частью команды ДИТ Москвы и воплощай в жизнь цифровые проекты столицы!