Офис-менеджер в международную компанию

• Обслуживание телефонной линии: приём входящих звонков; перенаправление звонков сотрудникам офиса; ведение журналов факсов и писем.
• Приём посетителей: бронирование гостиниц, трансферов, переговорных комнат; организация подписания документов, заказ обедов и экскурсий и т. д.
• Такси, курьерские и экспресс-почтовые услуги для офиса: планирование и организация работы курьерских служб и грузчиков; контроль журналов корреспонденции, счетов и накладных; подготовка корреспонденции.
• Отправка грузов за границу: подготовка необходимых документов и таможенное оформление через аккредитованных брокеров.
• Подготовка исходящей корреспонденции: составление базы писем, расчет почтовых расходов, маркировка, корректное ведение журналов писем, своевременное распределение корреспонденции. Работа с регистрами входящей и исходящей корреспонденции, присвоение номеров, подготовка счетов, оформление ежегодной подписки для сотрудников.
• Работа в системах доступа: загрузка контрактов в систему, управление процессом согласования контрактов.
• Ведение реестра сотрудников: добавление/удаление сотрудников, учет их номеров, корпоративных телефонов и пр.
• Контроль запасов канцелярских товаров и продукции компании, оформление заказов и своевременное уведомление о необходимости пополнения.
• Обновление календарей и планирование встреч. Помощь во время встреч. Аудит переговорных комнат и зоны для гостей.
• Организация командировок: билеты, визы и проживание для гостей офиса и руководства.
• Подготовка отчетов о расходах.
• Организация и контроль чистоты в офисных помещениях. Обеспечение порядка на ресепшене, наличие всей необходимой канцелярии и материалов.
• Заказ офисных и хозяйственных принадлежностей согласно заявкам, взаимодействие с поставщиками.

• Опыт работы офис-менеджером / секретарём в международной компании не менее 1 года.
• Аттестат о среднем образовании.
• Знание английского языка на базовом уровне для переписки.
• Уверенное владение ПК и программами Microsoft.
• Навыки работы с офисной техникой.
• Умение работать в условиях многозадачности.
• Пунктуальность.
• Позитивный настрой и проактивный подход.

Условия:

• Возможность карьерного роста.
• ДМС после испытательного срока.
• Дотация на питание.
• Ежегодный бонус.