Офис-менеджер

Сеть мини-отелей в центре Петербурга "Риверсайд" приглашает стать частью команды в качестве офис-менеджера. Мы на рынке гостиничных услуг более 10 лет, и ищем единомышленников, которые также хотят развиваться в сфере гостеприимства.

То, чем предстоит заниматься:

- Работа с входящими и исходящими письмами и звонками, запросами, откликами, уведомлениями и т.д., ведение деловой переписки и документации, ответы на звонки и распределение звонков по отделам.

- Определять потребность (в том числе по заявкам) и обеспечивать рабочий процесс работников офиса и других структурных подразделений необходимыми сопутствующими и расходными материалами (канцелярские и представительские товары, мебель, продукты питания и вода, средства гигиены и бытовой химии, расходные материалы для оргтехники и т.п.),

- Осуществлять поиск и выбор поставщиков, заказ продукции, контролировать процесс оплаты, доставки и приёмки;

- Следить за соблюдением чистоты в офисе, своевременной и качественной уборкой, обеспечивать поддержание порядка и эффективного использования офисных ресурсов и оборудования

- Контроль за исправностью офисного оборудования и техники, решение вопросов, связанных с ремонтом и обслуживанием офисного оборудования и техники

- Встречать и принимать посетителей офиса с соблюдением правил офисного этикета, соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

- Разъездной характер работы по городу по служебным заданиям (на почту, к контрагентам с документами, между объектами для осуществления документооборота, сбор с объектов и передача в бухгалтерию счетов, документов о покупках);

- Принимать участие в собраниях (совещаниях); вести протоколы собраний (совещаний). Доводить до работников содержание распорядительных документов, знакомить с локальными нормативными актами, информировать о других распоряжениях руководства

- Подготовка отчетов, деловых писем и других материалов для руководства.

- Организация и ведение делопроизводства, архивирования и документооборота, в том числе со сторонними организациями и контрагентами

- Ведение учета рабочего времени сотрудников и отпусков сотрудников;

- Работа с откликами на сайте, назначение собеседований, передача в работу руководителям подразделений.

- Открывать и удалять аккаунты для сотрудников во всех программах, в которых работает компания;

- Взаимодействие со всеми службами компании по текущим вопросам;

- Принимать участие в организации корпоративных мероприятий.

Наши ожидания:

1. Для нас очень важно, чтобы кандидат обладал такими качествами и умениями, как:

- способность организовывать процессы, необходимые для создания и поддержания в рабочем состоянии системы документооборота и обеспечения жизнедеятельности офиса,

- умение самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность,

- желание участвовать в развитии и улучшении бизнес-процессов,

- инициативность, нацеленность на результат, активная жизненная позиция, внимательность и ответственность, вовлеченность в бизнес-процесс и интерес к своему делу,

- опытный пользователь Excel, приветствуются навыки работы в программах: Бново (Bnovo) (гостиничный ПМС ) и Битрикс;

- грамотная письменная и устная речь;

- уверенный пользователь ПК и оргтехники.

2. Вашими преимуществами также будут являться знания основ документоведения, номенклатуры документов, создания и ведения архива, а также имеющийся успешный опыт создания или участия в создании системы обеспечения работоспособности офиса

3. Офис-менеджер является частью нашей компании, а значит разделяет наше отношение к предоставляемым услугам в сфере гостеприимства, знает особенности работы в этой сфере или обладает желанием эти знания приобрести, а мы всему научим.

Условия:

- Всему научим, покажем, поддержка на всех этапах, но также приветствуется инициативность!

- Официальное трудоустройство с первого рабочего дня, оплачиваемые отпуска и больничные листы;

- Стабильная заработная плата в виде фиксированного ежемесячного оклада;

- Работа в историческом центре города в шаговой доступности от метро: Наб. реки Мойки, 40;

- Пятидневная рабочая неделя в офисе с 9:30 до 18:30, есть кухня и место для приёма пищи;

- Дружный коллектив;

- Возможность профессионального роста.