Секретарь офиса/офис-менеджер/специалист по документообороту

Обязанности:

контроль жизнедеятельности офиса, заказ канцтоваров, воды и прочее,
ведение документооборота, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, подготовка/редактирование (оформление) писем, служебных записок; сканирование, копирование документов; поиск и подготовка необходимой информации; работа с документацией;

прием и распределение входящих звонков
оформление пропусков (для сотрудников, гостевые/на машины);
приём/отправка почты;

встреча посетителей компании (чай, кофе)
помощь в поиске и заказе подарков;
бронирование переговорных, подготовка переговорных комнат
уборка зоны coffee-break (наполнение угощений и чая, порядок и чистота на кухне);

подготовка новых рабочих мест, пропуска для новых сотрудников и канц. товары

Требования:

• исполнительность, ответственность, пунктуальность

умение работать в команде

• грамотная устная и письменная речь
• честность, стрессоустойчивость
• ВНИМАНИЕ К ДЕТАЛЯМ, хорошая память
• доброжелательность, коммуникабельность, аккуратность
• презентабельный вид (фактическое рабочее место на ресепшене в вип-зоне)

• официальное трудоустройство
• работа в паре со вторым секретарем, посменно 10-19/11-20, возможны переработки (компенсируется началом времени рабочего дня),работа преимущественно во второй половине рабочего дня.

Некоторые обязанности офис-менеджера:

• Организация рабочих процессов. Офис-менеджер создаёт и поддерживает оптимальные рабочие условия в офисе, планирует и контролирует выполнение различных задач, разрабатывает систему работы и оптимизирует бизнес-процессы.
• Управление офисным оборудованием и поставками. Специалист следит за состоянием и обеспечивает исправную работу офисного оборудования, такого как компьютеры, принтеры, факсимиле и другие устройства.
• Поддержание порядка и чистоты. Офис-менеджер следит за общим состоянием офиса и обеспечивает его чистоту и порядок.
• Обслуживание гостей и клиентов. Офис-менеджер может быть первым контактным лицом для посетителей и клиентов. Он приветствует гостей, предоставляет информацию и обеспечивает комфортное пребывание.
• Решение организационных вопросов. Офис-менеджер решает множество организационных задач, таких как организация совещаний, обслуживание мероприятий, резервирование переговорных комнат.
• Финансовые задачи. Офис-менеджер может участвовать в планировании бюджета для офисных нужд, контролировать расходы и собирать информацию для бухгалтерии.
• Решение текущих проблем. Офис-менеджер реагирует на текущие проблемы и запросы сотрудников, а также помогает решать возникающие вопросы и непредвиденные ситуации.

Секретарь выполняет в основном технические задачи: встречает гостей, подаёт чай или кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Секретари часто являются первыми лицами, с которыми сталкиваются посетители компании.

Некоторые обязанности делопроизводителя:

• Ведение документации. Создание, обработка и систематизация офисной документации, включая входящие и исходящие письма, отчёты, протоколы совещаний и другие документы.
• Регистрация корреспонденции. Отслеживание входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в журналах учёта.
• Подготовка и редактирование документов. Набор и редактирование текстов, подготовка различных служебных записок, писем, докладов и презентаций.
• Архивирование документов. Организация архива документов, обеспечение их сохранности и быстрого доступа при необходимости.
• Координация рабочих процессов. Участие в организации работы офиса, распределение задач между сотрудниками, контроль за выполнением поручений.
• Поддержка в организации совещаний и мероприятий. Помощь в подготовке и проведении собраний, конференций и других мероприятий.
• Взаимодействие с другими отделами. Обеспечение связи между различными подразделениями организации и внешними контрагентами.
• Обработка информационных запросов. Предоставление необходимой информации сотрудникам и внешним запросам.
• Управление офисным оборудованием. Обслуживание копировальных и факсимильных аппаратов, принтеров и другого офисного оборудования.
• Участие в оформлении трудовых отношений. Помощь в оформлении документов, связанных с трудоустройством, отпусками, командировками сотрудников.