Помощник/ассистент руководителя

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ

Бизнес-ассистент

1. Общая информация

Название должности: Бизнес-ассистент
Подразделение: офис Москва сити

2. Цели и задачи должности

Основные задачи: управление недвижимостью

Административная поддержка:
Организация встреч, переговоров и деловых поездок.
Ведение календаря руководителя, планирование расписания.
Подготовка документов, презентаций и отчетов.
Обеспечение своевременной коммуникации между руководителем и сотрудниками/партнерами и клиентами.
Работа с арендаторами, контроль платежей, передача счетчиков коммунальных услуг.
Организация и контроль ремонтных работ.
Взаимодействие с УК по текущим вопросам и задачам.
Ведение документооборота компании, протокол совещаний, контроль исполнения, ведение реестров, ПВТР и иных внутренних документов.
Отслеживание изменений в законодательстве, своевременное внесение правок, донесение до персонала.
Подбор арендаторов, заключение договоров.
Участие в собраниях собственников.
Заказ пропусков, контроль и сверка наличия магнитных карт раз в неделю с УК.
Составление регламентов взаимодействия между поставщиками и внутри подразделений.
Контроль работы сайта, внесение изменений, дополнений.

Финансовая поддержка:
Контроль расходов и подготовка финансовых отчетов, ведение таблиц.
Составление бюджетирования на год по хозяйственным расходам, получение лучших условий.
Работа с бухгалтерией, контроль закрывающих документов, своевременной подаче деклараций по налогам.
Знание рынка ставок недвижимости Москва сити.
Оптимизация финансовых затрат.

Логистика и организация мероприятий:
Планирование и координация корпоративных мероприятий.
Бронирование билетов, гостиниц и транспортных услуг.
Организация визовых вопросов и других формальностей для зарубежных командировок.
Заказ билетов, закупки, продажи.

Анализ и исследование:
Сбор и анализ информации по различным проектам и инициативам.
Подготовка аналитических отчетов и рекомендаций.
Управление проектами:
Координация выполнения проектов и контроль сроков.
Взаимодействие с подрядчиками и внешними консультантами.
Оценка эффективности и корректировка планов по мере необходимости.
Поиск персонала, контроль внедрения и адаптации.
Подбор и анализ поставщиков, контроль исполнения работ.
Сбор и подготовка материала для PR.
Ожидаемые результаты работы:

Удовлетворенность выполнением поставленных задач, рост выручки и рентабельности бизнеса, рост удовлетворенности клиентов.

Ключевые показатели эффективности (KPI):

Оперативность и точность выполнения задач
Показатель: Процент выполненных задач в срок.
Цель: Минимизировать количество просроченных задач и поддерживать высокий уровень дисциплины.
2. Качество подготовки документов и материалов

Показатель: Количество ошибок или исправлений в подготовленных документах.
Цель: Свести к минимуму ошибки и необходимость повторной обработки документов.
3. Эффективность планирования и организации встреч

Показатель: Уровень удовлетворенности руководителя организацией встреч и деловых поездок.
Цель: Обеспечить комфортное и продуктивное проведение всех мероприятий.
4. Уровень готовности к работе 24/7

Показатель: Время отклика на запросы вне рабочего времени.
Цель: Быстрая реакция на срочные запросы и поддержание постоянной доступности.
5. Финансовое управление

Показатель: Соблюдение бюджета и минимизация перерасхода.
Цель: Эффективное использование ресурсов и предотвращение излишних трат.
6. Организация командировок

Показатель: Своевременность и полнота подготовки документов для командировок.
Цель: Исключение задержек и проблем во время деловых поездок.
7. Коммуникативные навыки

Показатель: Удовлетворенность партнеров и клиентов качеством взаимодействия.

Цель: Поддерживать высокий уровень доверия и лояльности среди партнеров и клиентов.

8. Самостоятельность и инициатива

Показатель: Количество предложенных улучшений процессов или решений.

Цель: Повышение общей эффективности работы команды и бизнеса.

9. Стабильность и надежность

Показатель: Частота возникновения форс-мажорных ситуаций или проблем, связанных с действиями ассистента.

Цель: Минимизировать риски и поддерживать стабильную работу компании.

10. Адаптация к изменениям

Показатель: Скорость адаптации к новым требованиям и условиям работы.

Цель: Быстрое реагирование на изменения и эффективное решение возникающих проблем.

3. Требования к кандидату

Образование:
Высшее образование в области управления, экономики, менеджмента, юриспруденции
Опыт работы:
Опыт работы бизнес-ассистентом или личным помощником от 3 лет.
Опыт работы в международной среде, премиум сегменте будет преимуществом.
Навыки и компетенции:
владение английским языком
Высокий уровень владения офисными программами (Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint)

Умение эффективно управлять временем и приоритетами.

Навыки ведения переговоров и деловой переписки.
Способность работать в условиях многозадачности и стрессоустойчивость.
Знание основ финансового учета и анализа.

Организаторские способности и внимание к деталям.
Личностные качества:
Дипломатичность, умение сохранять конфиденциальность.
Инициативность и самостоятельность в принятии решений.
Высокая степень ответственности и надежности.
Готовность к ненормированному рабочему дню и командировкам.

Дополнительные требования

Опыт работы с премиум сегментом, умение писать тексты, снимать на камеру. Чувство вкуса и стиля. Грамотная речь

4. Личностные и профессиональные компетенции

Личностные качества (Soft Skills):

Организаторские способности, человечность, ресурсность. Высокий уровень энергии, обучаемость. Эрудированность. Ответственность, улыбчивость. Организованность.

Профессиональные компетенции (Hard Skills):

Умение эффективно работать, умение договариваться, честность, высокая продуктивность, высокая самоорганизация, умение давать обратную связь. Гибкость в мышлении и выполнении задач. Хороший русский язык и орфография. Грамотная речь. Ухоженность.

5. Условия работы

График работы: Полный рабочий день (5/2), готовность к работе 24/7
Формат работы (офис/гибрид/удалёнка): офис, гибкий график, готовность быть на связи 24/7.

Местоположение: Москва сити Башня ОКО
Уровень заработной платы (вилка): оклад 200 000–250 000 рублей после вычета налогов + возможна индивидуальная премия, в зависимости от поставленных задач. Предоставление мобильной связи, удаленного доступа., отпуск согласно Законодательству РФ

Система бонусов и премий:

Корпоративная скидка на посещение занятий клуба танцев и йоги: коллективные — бесплатно, индивидуальные – 50% скидка

Испытательный срок: 3 мес.