Офис-менеджер

Обязанности:

Рабочий процесс и документационное сопровождение:

• Организация приема телефонных звонков и электронной почты;
• Документальное обеспечение деятельности офиса и руководителей, включая подготовку документов к подписанию, работу с почтовыми отправлениями (получение, отправка писем Почтой России, курьерская доставка в Москве, самостоятельная доставка в пределах г. Москвы в случае необходимости);
• Документооборот и архивирование, включая обработку бумажных и электронных документов (формирование архива, сканирование, занесение в базы данных).

Административная поддержка и техническое обслуживание:

• Прием и распределение внутренней и внешней корреспонденции среди подразделений организации;
• Обеспечение функционирования организационной техники (принтеры, сканеры и другое оборудование);
• Поддержание чистоты и порядка в помещениях офиса, контроль наличия необходимых расходных материалов и технических ресурсов.

Организационные мероприятия и коммуникационная поддержка:

• Встречи, переговоры, совещания: подготовка помещений, размещение участников, обеспечение комфорта гостей и сотрудников;
• Заказ пропуска для посещения офиса сотрудниками и гостями.
• Организация аудио- и видеоконференций, координация технической стороны мероприятий.

Информационно-справочная деятельность и логистика:

• Поиск необходимой информации в интернете и через справочные сервисы по запросам руководства;
• Работа с онлайн-площадками по заказу бытовых покупок, товаров первой необходимости и контроля их своевременной доставки сотрудникам;
• Оформление заказов на поставку канцелярии, бумаги, расходников для принтеров и других предметов быта.

Управление ресурсами и административные процедуры:

• Контроль оплаты аренды помещения, коммунальных платежей, подписки на услуги связи и прочие сервисные платежи;
• Доведение поручений начальства до исполнителей и контроль исполнения задач;
• Координация взаимодействия сотрудников и руководителей с внутренними структурами и внешними контрагентами.

Хозяйственно-бытовое обеспечение:

• Подготовка напитков (чай, кофе) для руководства и гостей офиса;
• Сбор, обработка и хранение различной информации по заданиям руководства.

Дополнительные задания:

• Выполнение прочих поручений руководства, возникающих в процессе работы.

• Опыт работы в качестве офис-менеджера не менее 2 лет;

• Уверенный пользователь ПК (Excel, Word), опыт работы с оргтехникой;

• Умение работать с большим объемом информации;

• Знание делового этикета, правил делового общения, грамотная устная и письменная речь;

• Хорошая оперативная память;

• Коммуникабельность, гостеприимство, стрессоустойчивость, четкое понимание поставленных задач, внимательность, исполнительность, серьезное отношение к работе, умение работать в режиме многозадачности, организованность, пунктуальность, презентабельный внешний вид.

• Своевременная выплата заработной платы и полное соблюдение ТК РФ;
• График работы: 5/2 с 10:00 до 19:00ч. (или с 9:00ч. до 18:00ч);
• Работа в современном и комфортном офисе;
• Профессиональное развитие и карьерный рост в стабильной компании;
• Территориальное расположение офиса – шаговая доступность м. Парк Победы.