Бизнес ассистент/ Помощник руководителя

Доброго дня!

Меня зовут Ксения.

Я являюсь главным партнером сети детских театральных студий “Ирбис”. За 8 лет моей совместной работы с компанией мы смогли открыть 50 действующих студий в Москве и Регионах, создать 400+ рабочих мест, и предоставляем занятия 6000+ детям в нашей студии.

Наша цель - создание самого большого театрального сообщества детей на территории России. Наша миссия - всестороннее развитие ребенка посредством творчества и искусства, и вклад в развитие будущего поколения.

Наши клиенты - дети от 4 до 16 лет, желающие развиваться через творчество, и благодаря этому находить в себе новые суперспособности, чтобы это можно было использовать не только на сцене, но и в жизни.

Я занимаюсь организацией работы всех департаментов в компании, запуском и ведением всех новых проектов и направлений, а также улучшением качества работы всей компании.

Мой ценный конечный продукт - организованная эффективная компания, представляющая высококачественный продукт для клиентов с высокой прибылью и рентабельностью.

Мои ближайшие планы по развитию - создать бОльший комфорт для команды для достижений результатов посредством автоматизации или упрощения процессов; увеличить рентабельность посредством улучшения контроля и обучения команды.

Сейчас я ищу ассистента, который сможет мне помочь в достижении целей. Благодаря ассистенту я смогу многие процессы ускорить, сделать легче, и возможно найти более легкие пути достижения целей компании. В нашей компании работают долго, тк в себе мы умеем сочетать творчество и организованность. Мы очень любим детей и знаем, что помогая им, мы сможем улучшить будущее нашей страны, улучшим ее культуру и сохраним духовные ценности. Если вам это откликается, читайте дальше.

ОПИСАНИЕ ЗАДАЧ И СПИСОК ОБЯЗАННОСТЕЙ

Какой объем работы предстоит и что нужно будет делать:

Основная задача ассистента - освободить мое время от рутины, взять на себя часть организации и ведения некоторых проектов, создать в моем рабочем пространстве порядок и больше воздуха для возможности заниматься планированием и решением стратегических задач, улучшением продуктов и организации компании.

В вашей работе будет 100% бизнес задач.

Примеры задач, которые нужно будет решить в первую очередь:

Ведение календаря,

Составление списка задач каждый день и согласование в отдельно выделенное время

Ведение бизнес расходов, планирование бюджета

Поиск кинозала/съемочной площадки

Поиск театра для аренды на Отчетник

Проверка чеков по расходам от рук-ей проектов, сведение по смете, чтобы все сходилось (дебит-кредит)

Поиск и организация подрядчиков (грузчики, монтировщики, швеи, дизайнеры, слесари, электрики, фото и видео и тп)- нужно уметь торговаться, не бояться этого

Организация перевозок (ткань перевезти из А в Б, транспортировка декораций, костюмов), - нужно уметь торговаться и четко ставить ТЗ, и очень хорошо контролировать.

Закуп ткани (приехать на склад и купить то, что нужно)

Проверка всего видеоконтента и фотоконтента после Отчетника, сбор комментариев и контроль редакции.

Поиск админов для организации чего либо (подсчет костюмов на Складе/сбор реквизита/костюмов/декораций для летних театральных интенсивов)

Заполнение заявок на оплату бухгалтеру для оплаты через р/с

Работа Google Docs

Этими задачами обязанности не ограничиваются, но фокус в первую очередь будет на них.

НАВЫКИ И КАЧЕСТВА, ВАЖНЫЕ ДЛЯ МЕНЯ В МОЕМ АССИСТЕНТЕ:

• Для вас не проблема разобраться самостоятельно в организации другого отделения имея просто телефон руководителя отдела. Найти там недочеты и предложить решения

• Когда вы видите проблему, вы в первую очередь ищите ее решение, и приходите с несколькими вариантами решений к своему руководителю

• При поиске подрядчика или аренды, вы действительно покопаетесь в интернете, пообщаетесь, почитаете отзывы, прежде чем предлагать какого-либо подрядчика или помещение своему руководителя, сопоставляя цену/качество, а не открываете первую ссылку в Яндексе после запроса.

• Вы любите порядок во всем, и вас раздражает, когда табличка кривая, или отсутствует логичная структура документа и тп, вам хочется это исправить.

• Вы легко сможете уговорить грузчика, чтобы он перетащил весь реквизит из грузовика в театр на 4й этаж, несмотря на его протест и несогласие.

• Вам легко торговаться, и достигать самых выгодных условий для компании и для своего руководителя.

• Вы умеете даже в самое трудное время для компании быть в седле и в ясном уме, не стонать от усталости, а довести все дела до конца и в срок.

• Вы хорошо знаете пакет: Google doc (таблицы, документы, календарь). А если вы работаете на Macbook- это отдельный плюсик в карму, тк нам будет очень удобно обмениваться файлами, без конвертации, но если у вас его нет, то это не будет препятствием в нашем сотрудничестве.

• Вы неплохо знаете Москву, либо не страдаете топографической дезориентацией, можете быстро по карте понять куда идти

• Вы работаете с ноутбука, а не со стационарного компьютера, и вам легко его сложить и приехать с ним на встречу при необходимости

ПЕРСПЕКТИВЫ И УСЛОВИЯ

• Работа оффлайн и онлайн. Поэтому я ищу человека живущего в Москве, мобильного по городу. Но 90% времени - онлайн.

• пн - пт - быть на связи с 08:00 до 23:00 (иногда 24 / 7 во время горячего периода), оперативно реагировать на мои вопросы или вопросы команды, которые обращаются именно к вам.
  В горячие периоды я и вы работаем без выходных. Их всего два в году - Отчетный показ (2 недели в декабре и в мае).

• Выходные плавающие 1-2 раза в неделю по согласованию

• Занятость полная, нагрузка на начальном этапе неравномерная (от 6 до 18 часов в день) главное - результат в виде завершенных задач.

• Испытательный срок - 1 месяц

• Оплата: оклад обговаривается индивидуально. На испытательный срок - 50 000 рублей. После окончания испытательного срока - от 70 000 рублей + KPI от 10 000 - 60 000 руб.

• Возможность карьерного роста до руководителя отделения или отдельного проекта.

• Оформление по договору ГПХ

ЧТО ВЫ ЕЩЕ ПОЛУЧИТЕ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ С МНОЙ (Бонусы):

• Стабильная работа с возможностью роста

• Бесплатное обучение по различным темам в сфере личностного роста, бизнес управления, делегирования, найма, театра, кино и др. А сразу после заключения договора - курс эффективной работы ассистентом

• Стабильная оплата за услуги, без задержек

• Классная команда единомышленников, любящих свою работу.

• Руководитель в роли наставника, готового вас развивать

• Личностный рост и получение новых навыков: от развития финансовой грамотности и руководства персоналом до расширения кругозора, рамок восприятия мира и познания себя и своих целей

• Оплачиваемые рабочие поездки

• Возможность быть частью команды, привносящий в мир ценные продукты и сервисы, меняющие поколения страны

• Возможность участия в творчестве команды.

Цель ассистента: Максимально разгружать время своего руководителя, чтобы было 0 рутинных и мелких задач; контроль всех 100% стратегических и задач топ-менеджеров от руководителя.

Итак, если вам откликнулась эта вакансия и считаете, что вы тот, кто мне нужен, начните отклик с фразы “Добрый день! Я - идеальный кандидат на эту должность, потому что….”

В течение 2х рабочих дней вышлем вам приглашение на собеседование в случае успешного прохождения первого этапа.

До встречи!