Руководитель отдела делопроизводства

Москва, Каланчёвская улица, 17с1

Метро: Комсомольская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение делопроизводства (документооборота) компании в полном объеме (бумажный, электронный), обработка входящей и исходящей документации (прием, регистрация, распределение, хранение, архивирование);
Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем, служебных записок и иных документов;
Ведение деловой переписки со сторонними организациями и партнерами;
Прием и распределение телефонных звонков;
Запуск и согласование в ЭДО (электронная система документооборота на базе 1С) локальных нормативных актов компании;
Административная, информационная и организационная поддержка Руководителя (Генеральный директор);
Ведение, организация и координация рабочего дня и календаря Руководителя;
Информирование и напоминание о предстоящих мероприятиях, встречах, контроль актуальности;
Организация встреч, совещаний, конференций, при необходимости протоколирование совещаний. Подготовка документации, поиск и сбор необходимой информации для совещаний, деловых встреч и переговоров;
Формирование поручений исполнителям по итогам совещаний;
Контроль исполнения поручений, реализации задач, поставленных Руководителем;
Доведение приказов и распоряжений Руководителя до ответственных лиц и контроль их исполнения;
Прием и подготовка документов на подпись Руководителю, контроль за правильностью оформления подаваемых документов;
Сбор материалов и информации, необходимых Руководителю;
Организация и подготовка корпоративных мероприятий;
Организация личных поездок и рабочих командировок для Руководителя, Travel-поддержка (оформление и получение визы, покупка билетов, бронирование гостиницы, заказ трансфера;
Контроль и поддержание чистоты и порядка в кабинете и приёмной Руководителя;
Отправка и получение почтовой корреспонденции ((Почта России и др);
Организация и сбор телефонных и видео-конференций;
Работа с корпоративной почтой, и распределение электронных писем;
Контроль за порядком в офисе (канцелярия, курьеры, вода);
Организация обеспечения офиса канцтоварами и необходимыми расходными материалами;
Встреча гостей Руководителя, заказ пропусков;
Выполнение иных рабочих и личных поручений Руководителя;
Обеспечение сохранения конфиденциальности информации.

Требования:

высшее образование;
релевантный опыт работы на позиции от 3-х лет;
грамотная устная и письменная речь;
опыт ведения делопроизводства в полном объеме и работы в системах электронного документооборота;
опыт работы с большим объемом документации (не менее 6-8 тыс.ед. в год);
уверенное владение ПК, MS Office (1С, Excel, Word, Outlook и т.д.);
опыт эксплуатации оргтехники и офисного оборудования, мини АТС;
умение работать в режиме многозадачности, с большими объёмами информации;
опыт планирования и организации рабочего времени, высокая степень самоорганизации;
внимательность, обучаемость, исполнительность, пунктуальность, организованность, стрессоустойчивость, дисциплинированность.

Условия:

место работы в центре г. Москва, в шаговой доступности от ст. м. Красные ворота, Комсомольская;
своевременная зарплата, без задержек.
уютный офис;
официальное оформление по ТК РФ в штат компании с первого рабочего дня;
график работы 5/2 с 9.00 до 18.00;
добровольное медицинское страхование;
работа в профессиональной и активной команде.