Офис-менеджер

АСУ XXI век – лидер по организации отделов продаж на российском рынке с многолетней историей успеха. Нам 27 лет и у нас сотни отзывов от благодарных Клиентов! Мы гордимся тем, что наши продукты приносят пользу людям и делают бизнес эффективным!
В свою команду мы ищем ОФИС-МЕНЕДЖЕРА!

Обязанности:

1.Ведение документооборота:
- Организация документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов;

- Организация приема и рассылки деловой корреспонденции;

- Выполнение копировально-множительных работ;

- Подготовка писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании;

- Обязанности по ведению бухгалтерии (выставление счетов, подготовка договоров, актов выполненных работ, товарных накладных);

- Заведение реквизитов организаций в базу, редактирование контактных лиц организаций, сортировка клиентской базы по группам;

- Обзвон клиентов с целью получения документов и дебиторской задолженности.

2. Работа с персоналом:

- Сбор документов для оформления, перемещения и увольнения сотрудников компании, подписание и передача бухгалтеру;

- Подготовка договоров, подписание их с генеральным директором и сотрудниками компании.

3. Обеспечение офиса/работа с поставщиками:

- Прием и распределение входящих звонков (мини АТС), встреча посетителей;

- Принятие участия в подготовке корпоративных мероприятий;

- Закупка товаров для офиса (канцелярия, мебель, оргтехника);

- Подготовка и организация работы офиса (подготовка рабочих мест для персонала офиса, проверка офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации);

- Выполнение работ по инвентаризации хозяйства офиса;

- Заказ, выдача, аннулирование пропусков для сотрудников компании;

- Работа с офисной кассой (хранение и учёт денежных средств);

- Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.

4. Работа с финансовыми операциями:

- Работа с офисной кассой (заведение финансовых операций в базу);

- Отслеживание поступлений и возвратов денежных средств;

- Редактирование финансовых операций в базе программы CRM, проверка на корректность;

- Сверка по взаиморасчетам с клиентами и поставщиками.

Требования:

- Высшее образование (Документоведение и архивоведение);

- Уверенный пользователь ПК;

- Активность, коммуникабельность, умение общаться с людьми;

- Аккуратность в обращении с документами;

- Организаторские способности;

- Способность работать в режиме многозадачности;

- Стрессоустойчивость;

- Презентабельный внешний вид.

Мы предлагаем:

- Заработная плата 52 500 рублей (фиксированный оклад);

- Пятидневная рабочая неделя, 8-часовой рабочий день с 9.00 до 18.00;

- Гибридный формат работы (два для в неделю home-офис);

- Оформление по договору оказания услуг;

- Офис у ст. м. Горный институт (5 мин. пешком);

- Кураторство со стороны главного бухгалтера.