Ассистент руководителя медиагруппы / Офис-менеджер

Формат: из офиса в Москва-сити на 66 этаже, график 5/2
Зарплата: 150 000 ₽ на руки
Компания: медиагруппа «Да Винчи Медиа» (редакция, дизайн, видеопродакшн, SMM, авторы, корректоры)
Локация: Москва
Старт: как можно скорее

Зачем эта роль

Нам нужен человек-оркестр: правая рука руководителя и хозяин(ка) офиса. 70% — управленческая поддержка и координация, 30% — безупречный порядок в офисе и процессах. Вы делаете так, чтобы руководитель и команда двигались быстро, а офис работал как швейцарские часы.

Задачи и зона ответственности

1) Ассистент руководителя

• Календарь и приоритеты: планирование дня/недели, расстановка приоритетов, буферизация времени, контроль дедлайнов.

• Встречи и коммуникации: организация онлайн/офлайн встреч, брифы и повестки, протоколы, фиксация решений, follow-up до результата.

• Документы: договоры, закрывающие, письма, презентации; согласование с юристом/финансами; аккуратное хранение в структуре.

• Проекты и задачи: ведение поручений руководителя в таск-менеджере (мы используем YouGile), раздача задач команде, контроль статусов, снятие блокеров.

• Взаимодействие с подразделениями: редакция, дизайн, видео, SMM, финансы — единая точка координации.

• Коммуникации с партнёрами и подрядчиками: слоты, документы, счета, статусы, напоминания.

• Информация и аналитика: сбор цифр/метрик по проектам, сводные отчёты в Google Sheets, краткие доклады руководителю.

• Поездки и мероприятия: командировки, логистика, брони, медиасъёмки, внутренние митапы.

• Конфиденциальность: аккуратная работа с чувствительной информацией и персональными данными.

2) Офис-менеджмент

• Офис как сервис: бесперебойная работа рецепции/кухни/переговорок, расходники, интеракты с арендодателем и сервисами.

• Подрядчики и снабжение: закупки, тендер мини-масштаба, учёт и оптимизация затрат.

• Хозяйственные процессы: курьеры, почта, выдача и учёт оборудования, инвентаризация.

• Онбординг/офбординг: рабочее место, доступы, привет-пак, чек-листы; сбор имущества при выходе.

• Корпоративная среда: мини-ивенты, дни рождения, welcome-ритуалы — без лишнего пафоса, но с заботой.

Инструменты

• YouGile (обязателен) — постановка/контроль задач и проектов.

• Google Workspace (Calendar, Drive, Docs, Sheets), Telegram, Zoom/Meet.

• Notion / Confluence — базы знаний и протоколы (будет плюсом).
  

Профиль кандидата

Опыт и навыки

• 2+ года в роли ассистента руководителя/операционного ассистента и/или офис-менеджера в динамичной компании (медиа, IT, креатив, производство контента — большой плюс).

• Сильная организационка: умеете держать много потоков, структурировать хаос, доводить до результата.

• Грамотная устная/письменная речь, уважение к деталям и дедлайнам.

• Уверенные Google Sheets (формулы, сводные), аккуратные презентации.

• Договороспособность: спокойно и вежливо «продавливаете» сроки у подрядчиков и коллег.

• Конфиденциальность, зрелость, эмоциональная устойчивость.

• Самостоятельность и проактивность: думаете на шаг вперёд, предлагаете решения без напоминаний.

Будет преимуществом

• Понимание медиа-процессов: редакционные циклы, продакшн, контент-планы.

• Навык базового бюджетирования и работы с первичными документами.

Условия

• Офис в Москва-сити, график 5/2, рабочие часы: 09:00–18:00

• Зарплата 150 000 ₽ на руки.

• Испытательный срок: 2 месяца с понятными целями и поддержкой.

• Современное рабочее место, доступ ко всем нужным инструментам.

Рост в сторону операционного координатора/PM — по результатам.