Офис-менеджер/Делопроизводитель

Наша компания «Глазами инженера» — это экскурсии, открытые лекции и детские мастер-классы о том, как устроен город. Мы стараемся заглянуть в суть вещей и увлекательно рассказать историю города, связав воедино прошлое и настоящее. Есть и другие проекты: школа гида, экскурсионные туры и корпоративные мероприятия.

Сейчас компания представлена в Москве, Санкт-Петербурге, Тбилиси, Казани, Белграде и Ереване и активно растет: запускаем новые направления, открываем филиалы в России и за ее пределами, развиваем франшизу.

Приглашаем в нашу команду Делопроизводителя.

Задачи:

1. Делопроизводство и документооборот:

• Организация и контроль документооборота компании (бумажного и электронного);

• Ведение внутренних реестров договоров, приказов, протоколов;

• Организация подписи, отправки и хранения оригиналов документов с постоянными подрядчиками;

• Ведение документооборота по учебному центру: два раза в год подписывать договоры с преподавателями (контроль двустороннего подписания, каталогизация, поиск по запросу, акты, протоколы); ведение журнала договоров, дипломов и удостоверений (корректное ведение и заполнение при выдаче), журнала внутренних приказов и протоколов (эл. вид).

• Ведение документации и обеспечение сопровождения туров (перечень участников, договоры, подписи, справки);

• Поддержка документооборота для других подразделений компании (по запросу).

2. Офис-менеджмент:

• Обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, вода, бытовые мелочи);

• Контроль работы подрядчиков (уборка, ремонт, доставка и пр.);

• Ведение справочников по технике, ключам, доступам;

• Хранение, учет и пополнение реквизита и материалов для мероприятий и экскурсий;

• Взаимодействие с кураторами направлений по заявкам на реквизит;

• Поддержание порядка и уюта в офисе;

3. Административная поддержка:

• Подготовка писем, деловой переписки, внутреннего документооборота;

• Помощь в составление инструкций и регламентов (по необходимости);

• Административная помощь руководителям и коллегам (справки, записи, контакты).

Требования к кандидату:

• Опыт работы с документами (делопроизводство, кадры).

• Уверенный пользователь MS Office, опыт работы с электронным документооборотом.

• Ответственность, аккуратность, готовность к рутинным задачам.

Условия и преимущества:

• Работа в молодой, современной, активно развивающейся компании с интересным и интеллектуальным продуктом;

• График работы 5/2, в офисе, возможен гибрид; Возможна работа на неполный рабочий день;

• Уровень дохода готовы обсудить в зависимости от занятости и опыта;

• Офис в центре Москвы (м. Чистые пруды, Тургеневская, Сретенский бульвар).

В сопроводительном письме пишите, пожалуйста, свои финансовые ожидания и предпочтительную занятость (частичную или полную).