Специалист по записям обучающихся, Офис регистратора

Специалист выполняет следующие трудовые обязанности:

несет ответственность за строгое соблюдение институциональной политики и правовых норм для защиты конфиденциальной информации о студентах, обрабатываемой в рамках полномочий Подразделения;

активно участвует в разработке и внедрении в регулярный обзор методологии, правил, политики и процедур для установления требований, обеспечивающих аккуратное и понятное хранение файлов учащихся.;

предоставляет экспертные знания, анализ бизнес-процессов, управление изменениями и другие возможности для улучшения качества хранения файлов студентов в подразделении;

активно участвует в процессе присуждения степени, подготавливая аттестаты о среднем образовании для выпуска.;

отвечает за надлежащее информирование сотрудников Университета о методологии, правилах, политике и процедурах, связанных с хранением записей и файлов учащихся, путем проведения учебных занятий, семинаров-практикумов, раздаточных материалов и т.д.;

создает, редактирует и обновляет ежегодный номенклатуру дел Подразделения;

оказывает административную поддержку в приеме дел учащихся из Школ и других подразделений в соответствии с внутренними документами Работодателя;

оказывает административную поддержку при подаче документов Подразделения в архив университета в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

оказывает административную поддержку при передаче файлов студентов в архив Университета в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

отвечает за регистрацию решений об изменении академического статуса и информирование других подразделений о регистрации этих решений;

вместе со Старшим менеджером активно участвует в разработке, внедрении и сопровождении студенческой информационной системы в рамках курируемого направления;

активно участвует в разработке и реализации бюджета на соответствующий финансовый год и рубежный период в рамках курируемого направления;

обеспечивает регулярное обновление руководств по процедурам в рамках курируемого направления;

активно участвует в процессе идентификации, оценки, управления и мониторинга рисков в рамках курируемого направления;

активно участвует в передаче опыта другим университетам;

своевременно и надлежащим образом выполняет задания непосредственного руководителя и руководства Университета;

несет ответственность за строгое соблюдение институциональной политики и правовых норм для защиты конфиденциальной информации о студентах, обрабатываемой в рамках полномочий Подразделения;

по мере необходимости, работа в других областях Подразделения;

соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета;

отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины;

несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и деловой информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя;

в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи).

Образование:

• высшее профессиональное, желательно в высших учебных заведениях с преподаванием на английском языке
• минимальная требуемая степень - Бакалавр/Специалист

Опыт работы:

• при степени бакалавра, либо специалиста стаж работы по специальности не менее 1 года в областях, соответствующих функциональным направлениям конкретной должности в международных и/или национальных компаниях;
• при степени магистра в соответствующей области стаж работы не требуется.
• опыт работы в высших учебных заведениях, организация работы по личным делам студентов является преимуществом;
• опыт работы по ведению документации;
• опыт работы по управлению архивом;
• опыт работы по ведению аудита документов

Знания:

• знание законодательства Республики Казахстан в сфере образования;
• навыки взаимодействия с другими подразделениями и со студентами;
• свободное владением английским, казахским, русским языками;

Навыки:

• тайм-менеджмент;
• навыки эффективной коммуникации;
• навыки управления информацией;
• умение работать в команде и самостоятельно;
• способность эффективно работать в сжатые сроки;
• навыки аналитического мышления;
• организаторские способности;
• внимание к деталям;
• навыки решения проблем
• навыки управления конфликтами;
• планирование и сопровождение проектов;
• лидерство;
• креативность;
• обслуживание клиентов;
• ответственность