Ведущий специалист Отдела протокола

Москва, площадь Академика Курчатова, 1

Метро: Октябрьское поле

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

обеспечение протокольно-организационного сопровождения официальных мероприятий и рабочих встреч президента Центра, почетного президента Центра, директора Центра, вице – президентов Центра (далее – руководство Центра), заседаний наблюдательного совета Центра, ученого совета Центра, совещаний, проводимых с участием или по поручению руководства Центра;
обеспечение документального и технического сопровождения организационно-представительских мероприятий руководства Центра (составление протокольной и режимной программ мероприятия, приказа об оплате мероприятия, сметы расходов, заявки на сувенирную продукцию и их оформлении);
подготовка мест проведения мероприятий в части касающейся соблюдения норм протокола;
оказание методической помощи подразделениям Центра по организации приемов российских и иностранных граждан;
ведение делопроизводства отдела с использованием системы электронного делопроизводства, работа в 1С;
оформление пропускных документов формы 3, 4, 6 (подготовка, согласование со службой безопасности и подразделением охраны, передача документов на пост охраны и/или отдел пропускного режима) для представителей филиалов, подведомственных и сторонних организаций Российской Федерации, прибывающих в Центр и в отдел для участия в организационно-представительских мероприятиях, включая их встречу на контрольно-пропускных пунктах и автомобильных пропускных пунктах Центра, сопровождение по территории Центра;
транскрибирование (качественный перевод звукового материала с электронного носителя в текст формата Microsoft Word) видео-аудиозаписей официальных контактов и рабочих встреч руководства Центра, а также иных мероприятий с их участием;
ведение табельного учета рабочего времени работников отдела, а также согласование (визирование) организационно-распорядительной, технической и иной документации Центра в рамках исполнения своих функциональных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;
составление еженедельных отчетов по мероприятиям, проводимым руководством Центра;
контроль за актуальностью используемых в своей деятельности локальных и нормативно-правовых документов.

Требования:

высшее профессиональное образование;
курсы повышения квалификации приветствуются;
степень владения языком: свободный/разговорный;
стаж работы по направлению деятельности не менее 3 лет;
опыт работы в протокольно-организационной деятельности;
умение работать с большим объемом информации, эффективно организовывать и планировать свое рабочее время.

Условия:

работа в крупной, стабильной, государственной бюджетной организации;
оформление в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;
пятидневная рабочая неделя с 09.00 до 18.00 (кроме пятницы), пятница с 09.00 до 16.45, обед с 13.00 до 13.45;
возможность вступления в профсоюзную организацию;
закрытая охраняемая территория;
стабильная заработная плата;
собственная база отдыха в Подмосковье;
базовое медицинское обслуживание (поликлиника на территории НИЦ "Курчатовский институт"), ДМС.