Ассистент руководителя

Я — продюсер событий, управляю рекламным агентством, веду интернет-магазин умных браслетов и курирую разные креативные проекты. Задач много и они разноплановые: от организации мероприятий федерального масштаба до мелочей, которые порой оказываются важнее глобального.

Нужен человек, который станет моей правой рукой: будет систематизировать хаос, брать на себя операционку и помогать в реализации идей.

Если вы читаете это описание, очень прошу в сопроводительном письме ответить на два вопроса: а) каковы ваши зарплатные ожидания и б) какой у вас любимый мем, YouTube-шоу или анекдот. Я искренне верю, что миром правит юмор, и мы сработаемся только с таким человеком.

Задачи

1. Поддержка в ивент- и продакшн-проектах

• поиск и просчёт подрядчиков (аренда мебели, полиграфия, монтажи, кейтеринг, декор, транспорт)

• закупка реквизита, материалов, подарков, welcome-паков

• подготовка и контроль документов (счета, договора, акты, закрывающие)

• создание таблиц, планов и таймлайнов проектов

• контроль дедлайнов, напоминания, сопровождение задач

• присутствие на встречах, ведение заметок и протоколов

• помощь в подготовке презентаций и предложений

2. Агентство и деловые задачи

• помощь в подготовке ТЗ, КП и презентаций

• ресерч и сбор информации по подрядчикам/кейсам

• координация дизайнеров, печатников, монтажников

• контроль хода проектов и дедлайнов

3. Работа с интернет-магазином Whoop

• контроль ассортимента и своевременное пополнение стока

• размещение заказов поставщикам

• упаковка и передача заказов в СДЭК/Почту

• администрирование сайта (обновление карточек товаров, фото, цен, описаний)

• взаимодействие с клиентами (отслеживание статуса заказа, ответы на простые запросы)

4. Персональные поручения

• планирование и ведение календаря руководителя

• напоминания о встречах, контроль времени

• поиск и организация услуг (курьеры, мастера, подрядчики по авто)

• заказ товаров, подарков, билетов

• решение бытовых и текущих вопросов

Идеальный кандидат

• опыт работы ассистентом, менеджером проектов или координатором от 1 года

• структурное мышление, умение организовать хаос

• коммуникабельность, умение договариваться и работать с подрядчиками

• внимание к деталям, аккуратность в документах и таблицах

• уверенное владение Excel/Google Sheets, таск-менеджерами и мессенджерами

• готовность выполнять как серьёзные, так и рутинные задачи

• инициативность (умеет предлагать, а не только выполнять)

Условия

• гибридный формат (часть задач — удалённо, часть офлайн)

• полный рабочий день, но гибкий график (главное — результат и контроль задач)

• оплата обсуждается: фикс + бонусы за проекты

• работа в креативной индустрии: ивенты, бренды, арт и бизнес

• возможность роста: со временем можно перерасти в project manager или event manager