Административный менеджер/ ассистент руководителя

Алматы, проспект Абылай хана, 53

Метро: Жибек Жолы

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Принимает телефонные звонки и посетителей; Выясняет потребности звонящих и посетителей; Перенаправляет запросы надлежащим работникам организации;
Дает ответы на вопросы звонящих и посетителей в пределах своей компетенции;
Взаимодействует с курьерскими службами, отправляет и получает корреспонденцию, решает вопросы, связанные с отправлениями, обрабатывает счета и готовит детализацию;
Взаимодействует с такси службами, заказывает такси, готовит детализацию по поездкам;
Занимается заказом товаров для офиса на регулярной основе с учетом требований ответственного сотрудника в части закупок, получает и обрабатывает счета. Заказ товаров включает в себя, но не ограничивается:
Заказ печатной продукции (конверты, брошюры, бейджы, ленты);
Заказ брендированной продукции в рамках своих задач;
Регулярная ревизия офисных товаров/канцелярии для эффективного планирования закупок и поддержания порядка в системах хранения;
Обрабатывает счета других поставщиков в пределах своей компетенции;
Ведет журнал исходящей/входящей корреспонденции;
Обеспечение первичной безопасности офиса;
Взаимодействует с обслуживающей компанией по вопросам регулярной технической поддержки офиса в рабочем состоянии, решает вопросы и неисправности в пределах своей компетентности;
Оформление пропусков на внос/вынос материальных ценностей;
Оформление пропусков в здание по юридическому адресу;
Работа с офисной техникой (сканирование, копирование, печать документов);
Работа в программе ERP;
Первичная регистрация счетов контрагентов, присвоение регистрационного номера, сканирование счетов, добавление в программу ERP;
Почтовые отправления;
Выполняет смежные функции при необходимости и просьбе непосредственного руководителя;
Документация по ТБ и ОТ, ISO

Требования:

Коммуникабельность, высокий уровень дисциплины и самоорганизации;
умение расставлять приоритеты и работать в ограниченных временных рамках;
умение работать в команде;
способность самостоятельно организовать работу для выполнения поставленных задач;