Координатор офиса/Менеджер АХО

Описание вакансии

Обязанности:
• Поддержка локального менеджера по рабочему пространству в повседневных задачах под руководством менеджера по объектам.
• Замещение сотрудников на ресепшене во время перерывов, отпусков и отсутствий.
• Обработка запросов в системе тикетов техподдержки: приём и ответ на запросы сотрудников, связанные с офисными вопросами, ремонтом и обслуживанием; решение проблем или их передача в соответствующий отдел.
• Приём, учёт и распределение входящей корреспонденции, обеспечение системы мониторинга и безопасного хранения почты.
• Администрирование планово-предупредительного технического обслуживания (PPM): планирование, организация посещений и выполнение работ, оформление разрешений и заявок.
• Формирование и отслеживание заказов (Purchase Orders), учет и контроль счетов от сторонних поставщиков, соотнесение расходов с бюджетом.
• Регистрация и контроль поставщиков: проверка уровня обслуживания и соответствия требованиям, обеспечение предоставления подрядчиками необходимых документов перед началом работ.
• Ведение отчетности по объектам клиента на ежемесячной, ежеквартальной и годовой основе.
• Разработка и администрирование локальных процедур, процессов и инструкций.
• Мониторинг запасов канцелярских принадлежностей и координация закупок для различных отделов.
• Проведение регулярных проверок и аудитов здания (ежедневных, еженедельных, ежемесячных).
• Обеспечение новых сотрудников инструкциями по технике безопасности.
• Выполнение административных задач, включая бронирование шкафчиков и переговорных комнат.
• Поддержка организации внутренних мероприятий: регистрация гостей, заказ кейтеринга, обеспечение расходными материалами.
• Соблюдение внутренних регламентов, включая правила безопасности и процедуры закупок.
• Участие в офисных проектах и выполнение дополнительных задач по мере необходимости.