Секретарь (отдел маркетинга)
Секретарь (отдел маркетинга)
Описание вакансии
Обязанности:
- Ведение бюджета и документооборота по брендам:
- Проверка и внесение поставщика в системы Компании
- Создание заявок, согласование договорных документов, подготовка документов для оплаты и финансового закрытия по активностям и проектам команды
- Ведение бюджетного файла (фиксировать затраты, номера заявок, переносить остатки, уметь комментировать изменения/отклонения) - совместная работа с координатором проектов
- Ведение документооборота по информационным файлам и промо материалам:
- Ведение таблицы для учета документооборота по заявкам на промо материалы и информационные файлы
- Создание заявок, согласование договорных документов, подготовка документов для оплаты и финансового закрытия
- Взаимодействие с менеджерами и секретарями препаратов
- Подготовка отчетов и аналитическая работа:
- Подготовка материалов для ежемесячных отчетов в зоне ответственности
- Авансовые отчеты
- Ежемесячная проверка бухгалтерских выгрузок
- Подготовка графиков и диаграмм для презентаций для внутренних клиентов
- Помогать формировать комплекты закрывающих документов по ТВ и сохранять еженедельные отчеты на One drive - совместная работа с координатором проектов
- Прочее:
- Помощь в подготовке презентаций
- Перевод презентаций и отчетов на английский язык
- Ведение и сопровождение календаря, помощь в организации встреч и мероприятий
- Оказание помощи линейному руководителю (по запросу)
- Участие в рабочих группах true compliance workshops, по подготовке новых SOP, политик, процедур
- Опыт работы от полугода на административной позиции
- Высшее образование
- Знание английского языка на yровне intermediate
- Знание делопроизводства и правил ведения документооборота
- Деловая переписка
- Умение работать с оргтехникой и приложениями Microsoft
- Продвинутый пользователь Excel и PowerPoint
- Работа в международной фармацевтической компании с высокими стандартами ведения бизнеса
- Офис в центре Москвы
- ДМС, включая стоматологию
- Компенсация питания
- Компенсация проезда на общественном транспорте
- Компенсация удаленного формата работы
- Гибридный график работы
Навыки
- MS PowerPoint
- Документооборот
- MS Excel