Офис-менеджер

Москва, Ленинградский проспект, 31Ас1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Встречать посетителей и гостей Общества.
Обеспечивать регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, срочных писем, внутренней документации Общества. Обеспечивать регистрацию приказов, служебных записок. Принимать и регистрировать входящую корреспонденцию.
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
Осуществлять обработку первичной бухгалтерской документации (оформление представительских расходов).
Организовывать видеоконференции.
Выполнять по поручению сотрудников Общества копировально-множительные работы. Прошивать, нумеровать документы Общества.
Организовать процесс изготовления полиграфии для сотрудников Общества.
Взаимодействовать с курьерской службой и с Почтой России.
Обеспечивать хозяйственную деятельность Общества в части заказа бытовых (расходных материалов) и канцелярских товаров, мебели, техники и оборудования по мере необходимости, обеспечивать ими структурные подразделения Общества. Организовывать их доставку, сборку, хранение и ремонт.
Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных помещениях. Координировать завершение работы офиса и подготовку к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, переговорной, кухни, отключение офисного оборудования, освещения, прочее.
Замещать помощника руководителя в период временного отсутствия (болезнь, отпуск и пр.).
Взаимодействовать с контрагентами (проверка правильности заполнения документов, заказ актов-сверки и прочих документов).
Передавать на подпись генеральному директору и руководителям документы. Осуществлять их проверку на соответствие формам, утвержденных в Обществе, а также на наличие орфографических и пунктуационных ошибок.

Требования:

Высшее, неоконченное высшее образование или среднее специальное образование;
Опыт работы секретарем / ведущим офис-менеджером / помощником руководителя от 2 лет;
Опыт работы в аналогичной должности в строительной организации желателен;
Уверенный пользователь ПК, MS Office (Excel, Word);, MS Outlook, MS PowerPoint;
Исполнительность, пунктуальность, ответственность, коммуникабельность,
стрессоустойчивость, соблюдение субординации, умение работать в режиме многозадачности и большого объема информации,

склонность к повышению образования, умение работать одинаково продуктивно как в группе, так и индивидуально.

Условия: