Офис-менеджер / Секретарь

В стабильную компанию требуется: офис-менеджер/секретарь.

Цель роли:

Эффективное администрирование офиса, координация документооборота и коммуникаций, обеспечение комфорта и продуктивной атмосферы для сотрудников и гостей.

Основные обязанности:

Поддержка офиса:

• Встреча и консультирование гостей по возникающим вопросам.
• Слежение за исправностью офисного оборудования.
• Контроль чистоты в офисе (включая поддержание порядка на кухне, посудомоечная машина, кофемашина).
• Контроль за комфортом в офисе (заказ воды, кофе, чая, канцелярии и других офисных товаров).
• Взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями (управляющая, клининговая компании, включая составление актов по результатам оказанных услуг).

Документооборот и переписка:

• Оформление писем, рассылка контрагентам, взаимодействие с контрагентами на предмет обмена оригиналами документов.
• Сбор документов по запросам.
• Архивирование документов (бумажный и электронный архив).
• Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю.
• Передача документов между офисами.
• Составление описей документов.
• Составление авансовых отчетов.

Внешний документооборот:

• Разбор входящей почты (регистрация, сканирование).
• Сбор и отправка/получение почты.
• Ведение реестров внешней корреспонденции (бумажный и электронный реестр).
• Работа с курьерскими службами.
• Поездки по поручениям (Москва, М.О.)

Организационная поддержка:

• Закупка билетов и бронирование гостиниц для сотрудников и руководства.
• Оформление виз.
• Организация командировок и поездок.
• Ведение и организация визового оформления.
• Информирование сотрудников о важных документах и событиях.

Требования:

Профессиональные навыки:

• Уверенный пользователь ПК (MS Outlook, Excel, Word, CRM, облачные хранилища).
• Знание электронного документооборота.
• Навыки работы с оргтехникой (сканеры, принтеры, МФУ).

Soft Skills:

• Многозадачность;
• Грамотная устная и письменная коммуникация;
• Инициативность и гибкость;
• Организованность и ответственность;

Опыт работы:

• От 1 года в аналогичной должности.

Критерии эффективности

• Скорость и точность обработки документации: своевременное внесение документов, минимальное количество ошибок при регистрации и архивировании.
• Своевременность коммуникаций: оперативность ответа на звонки и корреспонденцию, эффективная работа с курьерами.
• Эффективность организационной поддержки: качество организации поездок, командировок и визовых процессов.
• Инициативность и оптимизация процессов: количество и результативность предложений по улучшению работы.
• Эффективность командного взаимодействия: качество и оперативность взаимодействия с коллегами, позитивная рабочая атмосфера.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ.
• Комфортный офис с собственной парковкой.
• Периодические корпоративные мероприятия (3 раза в год) по России и за рубежом.
• Добровольное медицинское страхование (ДМС).
• Профессиональное обучение и возможности карьерного роста.