Офис-менеджер/ассистент руководителя

ГК "Аванти" — группа инженерно- технологических компаний, создающая и внедряющая решения в области робототехники, автоматизации, безопасности, образования и цифровизации. Мы производим сложную высокотехнологичную продукцию, и высокие стандарты качества — наша ключевая ценность.

В связи с открытием нового офиса в г.Казань ищем энергичного и ответственного Офис-менеджера/ассистента, который станет неотъемлемой частью нашей команды и поможет поддерживать порядок и эффективность в офисе.

Обязанности: ВНИМАТЕЛЬНО ПРОЧТИТЕ ДАННЫЙ РАЗДЕЛ !

- Оформление договоров, дополнительных соглашений, накладных, счетов-фактур, писем и заявок.

- Ведение делопроизводства, прием поступающей корреспонденции, ее систематизация и передача ее в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

- Ведение реестров документов и обеспечение их актуальности.

- Получение необходимых сведения от подразделений или

исполнителей по взятым на контроль задачам и проектам ;

- Взаимодействие с другими отделами для своевременного получения и передачи документов.

- Контроль за соблюдением сроков и правильностью оформления документации.

- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдачи в архив;

- Ведение порученных задач в CRM-системе (Bitrix24) согласно установленному алгоритму.

- Подготовка проектов документов (приказы, служебные записки и иные документы) и контроль их исполнения.

- Работа в системе электронного документооборота (регистрация, маршрутизация, архивирование документов), а так же контроль за соблюдением сроков обработки документов

- Контроль за соблюдением сроков обработки документов в ЭДО.

Требования:

Рассматриваются анкеты с ФОТО соискателя и коротким сопроводительным письмом о себе.

Опыт работы с государственными заказчиками (b2g) и понимание специфики работы с ними будет преимуществом.

Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами, пунктуальность.

Умение работать в команде и эффективно взаимодействовать с коллегами.

Знание основ документооборота и архивного дела.

Уверенный пользователь ПК, офисных программ (MS Office: Excel, Word) и CRM-систем (опыт использования Bitrix24 будет преимуществом)

Условия:

Карьерный рост;

Официальное трудоустройство по ТК РФ;

Устойчивая и своевременная заработная плата;

Работа в дружном коллективе, наставничество.

Уютное рабочее место в офисе, оснащенное новой компьютерной техникой.

График работы: 5/2 , с 9:00-18:00 (Сб-Вс - выходной).