Офис-менеджер

Мы — команда Shtab.app, создатели сервиса для совместной работы компании. Мы растём, и сейчас нам нужен человек, который станет сердцем нашего офиса и возьмёт на себя заботу о команде и пространстве.

Эта вакансия для вас, если вы устали от:

• Бесконечного потока посетителей и курьеров.

• Гор бумажных документов и вечно звонящего телефона.

• Классических обязанностей, которые не менялись десятилетиями.

Мы — IT-компания и к управлению офисом подходим с умом и с помощью технологий. Поэтому наша позиция офис-менеджера — это скорее роль IT-ассистента и комьюнити-менеджера, чем классического администратора.

Что предстоит делать (Спойлер: это не так сложно, как кажется):

• Создавать уют и порядок: Вы будете дирижировать жизнью нашего офиса — от заказа вкусняшек и кофе до координации работы уборщицы и других подрядчиков. Ваша цель — сделать так, чтобы всем было комфортно приходить в офис и работать.

• Работать с документами в стиле Digital: Забудьте про пыльные архивы. 90% наших документов — в ЭДО/КЭДО. Ваша задача — изредка наводить в них порядок и помогать бухгалтерии с теми немногими «бумажками», которые до нас доходят. Просто оцифровать и положить в нужную папку.

• Быть мастером коммуникаций с помощью ИИ: Вам предстоит много работать с текстами — составлять и отправлять официальные письма. Но не вручную! Мы научим вас использовать ИИ-инструменты, которые будут делать за вас 80% работы. А входящих звонков у нас почти нет.

• Помогать команде и руководителю: Работать с календарями, организовывать внутренние встречи (и использовать ИИ для их расшифровки и ведения протоколов), искать и анализировать информацию по запросу, помогать коллегам с мелкими, но важными задачами.

• Изредка организовывать события: Помогать в подготовке корпоративов и оформлять командировки, тревел-поддержка — у нас это нечасто, но должно пройти идеально.

• Работать с современными инструментами: Уверенно пользоваться Google, ChatGPT, Perplexity, Excel, и, конечно, нашим Shtab.app.

Наш идеальный кандидат:

• Технологически подкован: Вы не боитесь новых программ и сервисов, а слово «нейросеть» вызывает у вас интерес, а не страх. Вы понимаете, что за технологиями будущее, и готовы их осваивать. Ваши навыки работы с ИИ-инструментами мы обязательно проверим на собеседовании.

• Самостоятелен и проактивен: Вы не ждёте, пока задача «прилетит». Вы видите, что можно улучшить, и предлагаете решения. Способность самостоятельно организовать свою работу — ключевой навык.

• Мастер многозадачности: Вы умеете держать в голове несколько дел одновременно, не теряя в качестве и внимании к деталям.

• Позитивен и коммуникабелен: Вы любите людей, умеете находить общий язык с кем угодно и создаёте вокруг себя дружелюбную атмосферу.

• Внимателен к мелочам: Вы замечаете, когда заканчивается кофе или что пора вызвать уборщицу. Именно из таких деталей и складывается комфорт.

Что мы предлагаем, чтобы вам было классно с нами работать:

• Надёжность и уверенность в завтрашнем дне. Мы — аккредитованная IT-компания. Это значит, что с первого дня вас ждёт официальное трудоустройство по ТК РФ, полностью «белая» ЗП и все положенные льготы.

• Карьерный трек, а не тупик. Эта роль — отличный старт в нашей компании. Мы растём, и вы сможете расти вместе с нами. Самые проактивные и толковые смогут со временем перейти на позицию бизнес-ассистента или развиваться в других интересных для вас направлениях (Войти в IT, маркетинг, менеджерская карьера или что-то другое).

• Возможность влиять на результат. Вы будете не просто «винтиком в системе», а важной частью команды. Нас всего 30+ человек, поэтому Ваша работа напрямую влияет на атмосферу в коллективе и продуктивность всей компании. Вы будете видеть плоды своих усилий каждый день.

• Прокачка мозга и постоянное развитие. У нас вас ждут интересные и нестандартные задачи, которые заставят искать креативные решения и помогут развить тот самый growth mindset (гибкость мышления), который так ценится в современном мире.

• Комфорт и удобство. Уютный и тихий офис в центре города (15 минут от м. Площадь Александра Невского), где нет шума и суеты. Мы предоставим вам персональное рабочее место с современным ноутбуком/ПК и всем необходимым для эффективной работы.

• Гибкость и доверие. Мы ценим результат. График работы — 5/2 в офисе. Если вы наладили все процессы и в офисе полный порядок, мы всегда готовы перевести на гибридный формат 3 офис + 2 дом.

Обязательно отправляйте в отклике не шаблонное письмо, а опишите почему именно с вами нужно поговорить, расскажите интересную историй/кейс из жизни или просто задайте вопросы и приложите свой портфолио.