Секретарь департамента администрирования и документооборота

Наша миссия

Содействуя восстановлению предприятий зернового комплекса новых регионов, а так же реализации потенциала Поволжья, Центральной России, Урала и Сибири вносим свой вклад в улучшение транспортной связанности и наполнение Международных транспортных коридоров Евразии, развиваем рынки сбыта в дружественные государства Центральной и Восточной Африки, Ближнего Востока и Средней, Южной и Юго-Восточной Азии.

Наша цель, стать центром:

• создания возможностей;
• инноваций;
• социально ответственного бизнеса;
• эффективной логистики на просторах Большой Евразии;
• роста и устойчивого развития;
• ценностей.

Обязанности:

• обработка телефонных звонков, ведение справочника, календарей, информационной базы;

• регистрация и сопровождение посетителей;
• обработка входящей/ исходящей документации;
• подготовка проектов служебных документов, ведение деловой переписки;
• работа в системе общеорганизационного документооборота и делопроизводства;
• ведение внешнего документооборота;
• осуществление правильности составления документов (наличие необходимых виз согласования) и соблюдения Регламентов, инструкций положений в зоне своей ответственности;
• обеспечение административной, информационной, документационной и организационной поддержкой сотрудников и посетителей;
• участие в подготовке и проведении конферентных мероприятий, переговоров и совещаний, в т.ч. в формате ВКС;
• обеспечение документационного сопровождения совещаний и иных мероприятий;
• оказание поддержки сотрудникам направляемых в командировки/поездки: бронирование гостиниц, заказ и приобретение билетов, трансфер, визовую поддержку, консолидация отчетных документов для передачи в ответственные службы;
• осуществление печати, копирования, сканирования и брошюрования документов;
• работа с центральной приемной и комнатами для переговоров;
• обеспечение кофе-брейками, чайными паузами во время переговоров и совещаний.

Требования:

• знание государственных стандартов по оформлению управленческих документов;
• знание положений, инструкции, иных нормативных документов и методических рекомендации по ведению делопроизводства;
• знание стандартов составления деловых писем, проектов распорядительных документов, протоколов совещаний.
• грамотная устная и письменная речь;
• высокие коммуникативные навыки;
• педантичность в работе с информацией и внимательность к мелочам, добросовестность в соблюдении регламентов и процедур, исполнительность.

Условия:

• оформление согласно ТК РФ;
• график работы: 5/2 с 9:00 до 18:00;
• конкурентный уровень дохода и компенсационный пакет (обсуждается индивидуально с успешным кандидатом).