Офис-менеджер

Алматы, улица Кабдолова, 16

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

- Вести делопроизводство отдела.

Организовывать прием посетителей
Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, посылки/бандероли
Оформлять, регистрировать и отправлять корреспонденцию, посылки/бандероли по заявкам сотрудников
Вести учет документооборота
Оформлять внутреннюю документацию компании: доверенности, приказы и распоряжения.
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы. Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя в рамках должностных обязанностей.
Отвечать на телефонные звонки, соединять абонентов с сотрудниками компании, фиксировать и передавать служебную информацию сотрудникам.
Обеспечивать офис канцтоварами, чистящими и моющими средствами, продуктами путем работы с провайдерами и поставщиками
Вести журнал учета рабочего времени.
Организовывать командировки для сотрудников: заказывать такси, авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы.
Выполнять в установленные сроки устные и письменные, полные и сокращенные переводы материалов
По электронной почте отправлять поздравительные письма сотрудникам компании с днями рождений и юбилейных дат годовщин работы, а также рассылка почты по запросу.
Заказывать в типографии визитные карточки для сотрудников компании и другой печатной продукции (информационных буклетов, плакатов) в соответствии с корпоративными требованиями.
Проводить тендеры поставщиков товаров и услуг: канц. товары; питьевая вода и сопутствующие товары и продукты (кофе, чай, молоко, сахар, одноразовая посуда, и т.д.); услуги такси; услуги гостиниц; услуги авиа и ж/д компаний; почтовые/курьерские услуги; типографские услуги и др.
Подготавливать и оформлять договоры на поставку товаров или услуг. Ведение учета расходов товаров и услуг данных контрагентов.
Вести учет документооборота с компаниями-поставщиками товаров и услуг, оформление счетов на оплату, занесение расходов в электронную систему учета «1С» и в электронную таблицу для бухгалтерии, передача закрывающих документов в бухгалтерию, возврат 2х экземпляров контрагентам.
Исполнять приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и поручения Генерального директора;
Участвовать в организации внутренних мероприятий и корпоративных праздников компании.
Участвовать в подготовке и организации пребывания иностранных коллег .

Требования:

должен знать:

Утвержденные процедуры, политики, постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Компании и ведения делопроизводства;
- структуру Компании;
- архивное дело;
- английский язык (письменный и устный) не ниже уровня Intermediate;
- основы этики и правила делового общения;
- правила эксплуатации компьютерной техники;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда;
- порядок систематизации, учета и ведения документации;
- обладать практическими навыками, работы с компьютером (Microsoft office), оргтехникой, средствами связи и их приложениями;