Администратор по работе с клиентами/Офис-менеджер

Прием и распределение телефонных звонков отдела продаж

прием входящих звонков, перенаправление руководителю отдела и работникам отдела продаж;

регистрация поступающих телефонных звонков;

работа в CRM (распределение входящих звонков, заявок и т.д. между ответственными сотрудниками отдела продаж);

ведение работы с клиентскими жалобами по телефону, замечаниями и пожеланиями. Оперативная передача всей полученной информации заинтересованным сотрудникам, подразделениям компании;

проведение обзвона клиентов с целью сообщения информации (информативный прозвон) и получения информации (опрос/анкетирование)

Встреча посетителей

получение и фиксация первичной информации о посетителях, встреча гостей в офисе и в зоне паркинга, помощь и сопровождение гостя к менеджеру или руководителю отдела продаж;

ведение журнала записи посетителей офиса, оформление (заказ) пропусков;

содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

прием и передача документов посетителей руководителю и работникам отдела продаж;

подготовка и бронирование переговорных комнат, ведение календарей бронирования;

сервировка чайного (кофейного) стола для гостей;

приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

Ведение бумажной и электронной базы документов отдела продаж

контроль за ведением документооборота, ведение бумажной и электронной базы документов;

обеспечение и сохранность систематизации документов в бумажном и электронном виде;

взаимодействие с контрагентами по системе электронного и бумажного документооборота;

составление деловых и информационных писем, приказов, служебных записок по запросу;

работа в 1С (обработка и внесение данных).

работа в CRM Bitrix24.

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

организация корпоративных перевозок услугами такси, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц для работников отдела продаж;

отправка почтовых отправлений, посылок, взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России.

Административно-хозяйственная поддержка офиса

определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий в офисе;

контроль остатков, составление заявок на товары, отслеживание сроков согласования и поставки;

приём заявок от работников отдела при потребности в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисном оборудовании;

проведение анализа соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;

составление сводных учетных и отчетных документов о фактах хозяйственной деятельности, в части использования товаров и услуг офисом;

организация технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния;

прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;

организация сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;

контроль за качеством работы службы клининга.

поддержание чистоты переговорных.

Коммуникационные навыки: Грамотная чёткая речь, опыт общения с людьми высокого статуса в обществе, умение слушать клиента и простым языком излагать свои мысли.

Внешний вид: исключительно деловой офисный стиль.

Организационные навыки: Способность планировать свое время, расставлять приоритеты и справляться с несколькими задачами одновременно.

Внимательность к деталям: Умение замечать и предотвращать ошибки для поддержания высокого уровня обслуживания.

Знание программного обеспечения: Умение работать с CRM-системами, офисными приложениями и другими инструментами, необходимыми для управления клиентскими данными.

Знание иностранного языка: Знание английского или других иностранных языков будет плюсом в случае взаимодействия с международными клиентами.

Личные качества: Стрессоустойчивость, инициативность, умение работать в команде.