Специалист по делопроизводству

Санкт-Петербург, Московский проспект, 143

Метро: Электросила

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Отвечает за ведение делопроизводства в Отделе, организацию работы с документами, текущее хранение документов Отдела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность.
Принимает, учитывает и передает исполнителям входящую информацию с использованием системы электронного документооборота, отправляет исходящую корреспонденцию с использованием системы электронного документооборота, факсимильной связи и электронной почты.
Проверяет правильность оформления исходящих документов структурного подразделения на соответствие текста документа правилам русского языка (орфография, пунктуация) и требованиям СТО «Делопроизводство» до передачи на подпись.
Передает на подпись руководству Общества подготовленную Отделом исходящую документацию.
Контролирует сроки составления и отправки ответов на входящую корреспонденцию, требует от исполнителей выполнения установленных сроков, информирует начальника отдела о несвоевременных ответах.
Знакомит работников Отдела под подпись с уведомлениями, приказами, указаниями, положениями, стандартами, инструкциями.
Оформляет командировочные удостоверения, при необходимости контролирует их продление, осуществляет заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, трансферов, контролирует составление авансовых отчетов по командировкам.
Ведет табель учета рабочего времени в Отделе, ведет учет выходов на работу в выходные или нерабочие праздничные дни, предоставление других дней отдыха в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом Российской Федерации, в установленный срок передает табель учета рабочего времени в отдел управления персоналом.
Составляет и передает в хозяйственный отдел заявки на приобретение мебели, канцелярских товаров для обеспечения нормальных условий труда для работников Отдела.

Требования:

Высшее образование или среднее специальное образование, программы профессиональной подготовки.
Знание методов оформления и обработки документов, архивного дела (общие принципы).
Знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации и регламента по делопроизводству.
Знание грамматики и стилистики русского языка.
Владение основными офисными приложениями Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Грамотная устная и письменная речь.
Умение работать в режиме многозадачности, ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость.

Условия: