Office Admin Manager

Обязанности:

Управление помещениями и административное обслуживание офиса

• Управление арендой офиса: Управление всеми аспектами аренды офиса, включая, продление аренды, переговоры с арендодателями, определение и оценку альтернативных мест размещения.
• Руководство проектами: Возглавляйте и управляйте сложными проектами, такими как ремонт офиса, оптимизация площадей и инициативы по преобразованию рабочих мест.
• Контроль за поставщиками услуг: Контролируйте ключевых поставщиков услуг. Оптимизируйте их работу для обеспечения безопасной, эффективной и высококачественной работы.
• Системы и обслуживание зданий: Контролируйте команды или подрядчиков, ответственных за обслуживание и поддержку критически важных систем здания и общих офисных служб, обеспечивая надежность и соответствие требованиям.
• Управление бюджетом: Управляйте годовым бюджетом (включая арендную плату, техническое обслуживание и прочие услуги), обеспечивайте соответствие финансовым прогнозам и тщательно контролируйте расходы для оптимального использования ресурсов.
• Устойчивое развитие: Способствуйте внедрению местных стратегий устойчивого развития, связанных с работой офиса.
• Общие офисные обязанности: Выполняйте ежедневные административные обязанности, включая обработку входящей/исходящей почты и мелкий ремонт офиса. Управление SIM-картами сотрудников и корпоративными службами такси. Управление контрактами, включая заключение/продление соглашений с поставщиками, создание заявок на закупку и заказов на поставку в SAP и обработку счетов-фактур. Обеспечение поставки и заказа канцелярских товаров. Мониторинг офисных удобств. Обработка запросов на создание новых поставщиков.

Управление автопарком

• Эксплуатация автопарка: Обеспечение бесперебойной работы автопарка компании.
• Координируйте своевременные техосмотры транспортных средств, поддерживайте связь с центрами технического обслуживания и составляйте графики.
• Управляйте заменой транспортных средств в случае поломок (предоставление временных автомобилей, переговоры с лизинговыми компаниями, оформление контрактов).
• Контроль за регистрацией и продлением страховки для каждого транспортного средства, включая переговоры со страховыми компаниями и управление сертификатами.
• Ремонт и техническое обслуживание транспортных средств: Организация и управление ремонтными работами в случае поломок, ведение переговоров с ремонтными центрами.
• Управление жизненным циклом транспортных средств.
• Управление продажей старых транспортных средств, включая подготовку контрактов, снятие с учета и регистрацию новых транспортных средств.
• Управление топливом: Проводите ежемесячный мониторинг топливных карт, сверяйте балансы, учитывайте расходы на топливо и отправляйте платежные документы в бухгалтерию.
• Управление авариями и претензиями: Контролируйте все вопросы, связанные с возникающими страховыми случаями от дорожно-транспортных происшествий, включая регулирование административных и юридических аспектов.
• Документация и процессы: Оформление доверенностей на управление транспортными средствами компании для сотрудников компании. Ведение процесса получения транспортных средств от лизинговых компаний и передачи их сотрудникам. Контроль транспортировки транспортных средств в различные регионы. Ведите полную документацию по всем процессам, связанным с автопарком, включая контракты, выставление счетов и получение завершающих документов для бухгалтерии.

• Релевантный опыт работы на схожих позициях, предпочтительно в международной компании.
• Опыт управления сложными проектами, которые связаны с недвижимостью, объектами или крупномасштабными операционными изменениями.
• Глубокое понимание управления контрактами, процессов закупок и составления финансового бюджета.
• Навыки ведения переговоров, коммуникации и межличностного общения, а также способность эффективно управлять различными внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
• Высокая организованность, внимание к деталям.
• Владение SAP P30 или аналогичными ERP-системами для создания PR/PO и обработки счетов-фактур.
• Владение английским языком на уровне C1-C2.

• Конкурентная заработная плата.
• ДМС.
• Компенсация мобильной связи.
• Компенсация питания.
• Работа в международной компании с высокими стандартами ведения бизнеса.
• Офис в центре Москвы.