Office Admin Manager

Alta Personnel

Office Admin Manager

Описание вакансии

Обязанности:

Управление помещениями и административное обслуживание офиса

  • Управление арендой офиса: Управление всеми аспектами аренды офиса, включая, продление аренды, переговоры с арендодателями, определение и оценку альтернативных мест размещения.
  • Руководство проектами: Возглавляйте и управляйте сложными проектами, такими как ремонт офиса, оптимизация площадей и инициативы по преобразованию рабочих мест.
  • Контроль за поставщиками услуг: Контролируйте ключевых поставщиков услуг. Оптимизируйте их работу для обеспечения безопасной, эффективной и высококачественной работы.
  • Системы и обслуживание зданий: Контролируйте команды или подрядчиков, ответственных за обслуживание и поддержку критически важных систем здания и общих офисных служб, обеспечивая надежность и соответствие требованиям.
  • Управление бюджетом: Управляйте годовым бюджетом (включая арендную плату, техническое обслуживание и прочие услуги), обеспечивайте соответствие финансовым прогнозам и тщательно контролируйте расходы для оптимального использования ресурсов.
  • Устойчивое развитие: Способствуйте внедрению местных стратегий устойчивого развития, связанных с работой офиса.
  • Общие офисные обязанности: Выполняйте ежедневные административные обязанности, включая обработку входящей/исходящей почты и мелкий ремонт офиса. Управление SIM-картами сотрудников и корпоративными службами такси. Управление контрактами, включая заключение/продление соглашений с поставщиками, создание заявок на закупку и заказов на поставку в SAP и обработку счетов-фактур. Обеспечение поставки и заказа канцелярских товаров. Мониторинг офисных удобств. Обработка запросов на создание новых поставщиков.

Управление автопарком

  • Эксплуатация автопарка: Обеспечение бесперебойной работы автопарка компании.
  • Координируйте своевременные техосмотры транспортных средств, поддерживайте связь с центрами технического обслуживания и составляйте графики.
  • Управляйте заменой транспортных средств в случае поломок (предоставление временных автомобилей, переговоры с лизинговыми компаниями, оформление контрактов).
  • Контроль за регистрацией и продлением страховки для каждого транспортного средства, включая переговоры со страховыми компаниями и управление сертификатами.
  • Ремонт и техническое обслуживание транспортных средств: Организация и управление ремонтными работами в случае поломок, ведение переговоров с ремонтными центрами.
  • Управление жизненным циклом транспортных средств.
  • Управление продажей старых транспортных средств, включая подготовку контрактов, снятие с учета и регистрацию новых транспортных средств.
  • Управление топливом: Проводите ежемесячный мониторинг топливных карт, сверяйте балансы, учитывайте расходы на топливо и отправляйте платежные документы в бухгалтерию.
  • Управление авариями и претензиями: Контролируйте все вопросы, связанные с возникающими страховыми случаями от дорожно-транспортных происшествий, включая регулирование административных и юридических аспектов.
  • Документация и процессы: Оформление доверенностей на управление транспортными средствами компании для сотрудников компании. Ведение процесса получения транспортных средств от лизинговых компаний и передачи их сотрудникам. Контроль транспортировки транспортных средств в различные регионы. Ведите полную документацию по всем процессам, связанным с автопарком, включая контракты, выставление счетов и получение завершающих документов для бухгалтерии.
Требования:
  • Релевантный опыт работы на схожих позициях, предпочтительно в международной компании.
  • Опыт управления сложными проектами, которые связаны с недвижимостью, объектами или крупномасштабными операционными изменениями.
  • Глубокое понимание управления контрактами, процессов закупок и составления финансового бюджета.
  • Навыки ведения переговоров, коммуникации и межличностного общения, а также способность эффективно управлять различными внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
  • Высокая организованность, внимание к деталям.
  • Владение SAP P30 или аналогичными ERP-системами для создания PR/PO и обработки счетов-фактур.
  • Владение английским языком на уровне C1-C2.
Условия:
  • Конкурентная заработная плата.
  • ДМС.
  • Компенсация мобильной связи.
  • Компенсация питания.
  • Работа в международной компании с высокими стандартами ведения бизнеса.
  • Офис в центре Москвы.
Навыки
  • SAP
  • Английский язык
  • Административное управление
Посмотреть контакты работодателя

Похожие вакансии

Миамед
Полный день
  • Москва

  • до 150000 RUR

Рекомендуем
Агентство HRV
Полный день
  • Москва

  • от 100000 RUR

Рекомендуем
ND Group
Полный день
  • Москва

  • до 218000 RUR

Рекомендуем
Саф-Нева
Полный день
  • Москва

  • до 150000 RUR

Полдень

Менеджер АХО

Полдень

Полный день
  • Москва

  • от 200000 RUR

Отель Edge Seligerskaya - Moscow
Полный день
  • Москва

  • до 99000 RUR

Carcade Leasing
Полный день
  • Москва

  • до 109000 RUR

А-Трейд
Полный день
  • Москва

  • до 150000 RUR

Grand Line
Полный день
  • Москва

  • до 120000 RUR

СДС Фьюжн
Полный день
  • Москва

  • до 145000 RUR

Ведущий менеджер отдела АЗС

Универсальный менеджмент

Полный день
  • Москва

  • до 145000 RUR

Можайская executive
Полный день
  • Москва

  • от 220000 RUR

Grand Apartments
Полный день
  • Москва

  • до 177000 RUR

Калинина Елена Владимировна
Полный день
  • Москва

  • от 150000 RUR

Ок Софт
Полный день
  • Москва

  • до 100000 RUR

МД
Полный день
  • Москва

  • до 100000 RUR

LEON Family Office

Офис-менеджер

LEON Family Office

Полный день
  • Москва

  • от 100000 RUR

Хотите оставить вакансию?

Заполните форму и найдите сотрудника всего за несколько минут.
Оставить вакансию