Секретарь руководителя

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

2. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

3. В соответствии с резолюцией директора передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает базу данных с использованием специализированного программного обеспечения.

4. Ведет учет прохождения документов и материалов, осуществляет контроль за их исполнением, в том числе с использованием специализированного программного обеспечения, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

5. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

6. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

7. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование, проверку пунктуации и орфографии.

8. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

9. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

11. Организует прием и сопровождение посетителей, гостей директора, организовывает кофе-брейки во время деловых встреч и переговоров руководства музея, ведет протокол встреч и переговоров.

12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные базы данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

13. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

14. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

15. Организовывает и осуществляет контроль системы электронного документооборота с использованием специализированного программного обеспечения.

16. Разрабатывает бланки и шаблонов документов.

17. Осуществляет разработку и контроль исполнения локальных нормативных актов в сфере делопроизводства в Музее кино, в частности инструкцию по делопроизводству.

18. Выполняет функцию Администратора служебных чатов музея в мессенджерах, создает и удаляет чаты, добавляет и исключает участников чатов.

19. Организует проведение еженедельных оперативных совещаний с участием директора и работников музея, в том числе в онлайн-формате, ведет протокол совещания.

2.20. По поручению директора осуществляет доставку особо важной корреспонденции по г. Москве.

21. Выполняет иные поручения директора музея.

22. Осуществлять контроль за своевременной подготовкой поздравительных телеграмм, писем и открыток по случаю дней рождения, государственных и иных праздников.

23. Формирует и ведет план работы директора на неделю и план командировок.

24. В рамках трудовой функции организация командировок директора:

- оформляет командировочные документы, в том числе согласование командировки с учредителем;

- осуществляет подготовку проекта служебного задания директора;

- осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;

- осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;

- выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;

- производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения директора путем взаимодействия с контрагентами музея;

- производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;

- производит подготовку документов к поездке директора;

- выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;

- осуществляет проработку маршрута директора, увязку его с расписанием транспорта;

- производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке.

Требования:

высшее образование;

- грамотная письменная и устная речь;

- опыт работы в сфере делопроизводства в компании со штатной численностью от 100 человек;

- опыт работы в бюджетных учреждениях;

- опыт работы с системами ЭДО

Должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- организацию делопроизводства;

- схемы документооборота;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда.

Условия

оформление в соответствии с Трудовым Кодексом РФ;

- график 5/2;

- пятидневная рабочая неделя с 10.00 до 18.30;