Офис-менеджер/ Административный менеджер

Метро: Академическая

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Документооборот компании:

Учет внутренних документов (приказы, распоряжения, и т.д.), договоров и соглашений, писем, сообщений и т.д., как на материальных, так и цифровых носителях информации.
Формирование и ведение баз учета документов (п.1).
Организация хранения документов (п.1), как на материальных, так и цифровых носителях информации.
Организация и ведение базы контрагентов, с указанием их наименований и товарных знаков, регистрационных номеров, адресов, уполномоченных и контактных лиц, банковских реквизитов.
Подготовка проектов договоров, путем заполнения шаблонов. Направление указанных проектов контрагентам на согласование.
Контроль согласования проектов договоров, организация взаимодействия лиц Компании, привлечённых к согласованию договоров.
Прием и регистрация поступающей корреспонденции, передача её в подразделения Компании.
Регистрация и подготовка отправляемых документов.
Контроль движения отправленных документов и ответов на направленные документы.
Изготовление копия и сканов документов, их направление адресатам по электронной почте.
Оцифровка готовых документов на бумажном носителе, обеспечение их сохранности в цифровом виде.
Формирование и ведение дел текущей документации.
Отбор документации с истекшими сроками хранения, для уничтожения или передачи в архив.
Составление актов документов отобранных на уничтожение, переданных третьим лицам и т.д.

Административный блок:

координация звонков, поддержание жизнеобеспечения офиса, заказы воды, канцтоваров, расходных материалов, взаимодействие с управляющей компанией, транспорт, travel-поддержка сотрудников компании, координация курьеров (внутренний + внешние службы) и контроль исполнения задач.
Взаимодействие с IT-компанией по вопросам технической поддержки пользователей.

Ведения своего блока задач при организации мероприятий компании:

Внесение информации в CRM;
Обзвон делегатов;
Импорт всех зарегистрировавшихся и пришедших на Форумы в CRM;

Выполнение поручений руководства.

Требования:

способность систематизировать и структурировать свою работу;
самостоятельность;
опытный пользователь !С, бухгалтерия, договоры, Делопроизводство, CRM, Bitrix 24
навыки работы с бухгалтерскими первичными документами;
знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров;
знание ПК (MS Office - Excel уверенное владение) и офисной оргтехники;
грамотная устная и письменная речь;
навыки деловой переписки;
опыт выполнения нескольких задач и дел одновременно;
внимательность, стрессоустойчивость, доброжелательность.