Помощник руководителя

АЛРОСА - крупнейшая в мире алмазодобывающая компания и единственная, которая объединяет весь производственный цикл от поисков и разведки алмазных месторождений до огранки бриллиантов и продажи ювелирных изделий с ними. Мы приглашаем на работу ведущего специалиста секретариата в г. Москве.

Что будет входить в ваши обязанности:

• Обеспечение документооборота между Руководителем, структурными и функциональными подразделениями Компании;
• Участие в планировании рабочего дня Руководителя, обеспечение его всеми необходимыми для работы информационными и справочными материалами, составление и мониторинг расписания деловых контактов Руководителя;
• Регистрация в СЭД входящей корреспонденции, поступающей в адрес Руководителя, а также исходящих писем, работа с внутренними документами (служебные записки, корпоративные письма и др.);
• Работа в СЭД с организационно-распорядительными документами за подписью Руководителя: контроль правильности подготовки, оформления и согласования документов, осуществление редактирования текстов (при необходимости). Организация подписания проектов ОРД;
• Работа в SAP;
• Осуществление контроля исполнения документов, поступивших Руководителю в соответствии с поручениями генерального директора – председателя правления Компании и первого заместителя генерального директора – исполнительного директора Компании; контроль проектов;
• Контроль соблюдения нормативно установленных сроков исполнения документов и поручений, направленных в структурные и функциональные подразделения Компании в соответствии с резолюциями Руководителя;
• Организация командировок (приобретение авиа- и железнодорожных билетов, организация получения виз, оформления загранпаспортов, бронирования гостиниц). Составление авансовых отчетов по командировкам и использованию денежных средств на представительские мероприятия;
• Составление писем, запросов, других документов по поручению Руководителя; подготовка презентаций; прием и передача информации по электронной почте; сканирование и копирование документов. Ведение телефонных переговоров;
• Подготовка и организационное обеспечение встреч, совещаний и заседаний с участием Руководителя (подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и др.);
• Техническое обеспечение встреч, совещаний и заседаний у Руководителя, организация приема посетителей;
• Обеспечение рабочего места Руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; контроль за исправной работой систем технического обеспечения;
• Документационное и организационное обеспечение деятельности руководителей Компании, находящихся в Москве в командировке.

Мы предлагаем:

• Место работы - город Москва, аппарат управления Компании;
• Срочный трудовой договор (на время декретного отпуска основного работника);
• Режим работы: понедельник - пятница (с 08:30), ненормированный рабочий день. Возможны командировки - 1 раз в квартал.

Требования к кандидату:

• Высшее образование;
• Опыт работы по направлению деятельности от 3 лет;
• Опыт работы в ИТ/консалтинговых/стратегических компаниях;
• Специальность: делопроизводитель; секретарь-референт;
• Навыки работы в системе электронного документооборота, SAP;
• Навыки проектной работы;
• Контроль исполнения документов и контроль проектов (направление ИТ);
• Знание английского языка, пороговый уровень (B1 и B2);
• Уверенный пользователь ПК, знание MS Office 2010, Excel, PowerPoint.

Ждем вашего отклика и желаем удачи на собеседовании!

АЛРОСА – мировой лидер по добыче алмазов и единственная компания, которая объединяет полный цикл производства от поиска алмазных месторождений до огранки бриллиантов и продажи ювелирных изделий с ними. За более чем 65 лет своей истории мы преодолели огромный путь от одной геологической экспедиции до группы предприятий в разных городах России. Компания сочетает накопленную годами уникальную экспертизу и современные технологии, в том числе цифровые решения на производстве. Коллектив АЛРОСА – это более 30 тысяч профессионалов своего дела, каждому из которых мы предлагаем достойную оплату труда и соцпакет, возможности для развития и роста, уверенность в завтрашнем дне.

АЛРОСА: Алмазный лидер. Стабильное будущее.