Офис-менеджер / Ассистент отдела продаж

b4r - крупнейшее агентство и агрегатор брендов на рынке лицензирования в РФ, в портфолио которого входят такие бренды, как: «Союзмультфильм», «Государственная Третьяковская Галерея», ФК «Спартак», «Пушин» и многие другие!

Обязанности:

• Прием и распределение звонков;
• Прием и отправка корреспонденции (работа с курьерскими службами, контроль почтовых отправлений Почты России);
• Ведение журнала документов и обеспечение хранения и порядка в архиве документов;
• Командировки: помощь в планировании поездок руководителя, заказ билетов, отелей, транспорта, виз;
• Авансовые отчеты: подготовка и сдача в бухгалтерию;
• Контроль работы офиса: поддержание порядка, контроль своевременных оплат поставщикам услуг, заказ расходников, мебели, оборудования и тд.;
• Встреча и помощь клиентам (пропуски, чай/кофе);
• Ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков, подготовка справок сотрудникам;
• Работа с клиентами: сбор и анализ ежеквартальных отчетов по продажам;
• Работа с партнерами (50% переписки на английском языке): подготовка отчетов о продажах, подготовка планов продаж, сверки по взаиморасчетам;
• Контроль выставления счетов, контроль сроков оплат;
• Организация доступа к видеоматериалам на сервере, рассылка файлов с материалами для дизайна продуктов; Согласование дизайна продуктов.

Требования:

• Высшее образование - желательно;
• Плюсом будет знание английского языка (ведение деловой переписки, ответ на звонки);
• Свободное владение основными офисными приложениями: Excel; Word; Outlook; Powerpoint;
• Опыт работы офис-менеджером, секретарем-референтом, личным помощником, аналитиком/ассистентом отдела продаж;
• Высокий уровень личной ответственности, внимательность к деталям, способность доводить начатое до конца;
• Умение работать в режиме многозадачности

Условия:

• График работы 10-19, 5/2;
• Официальное оформление по ТК РФ
• Комфортный современный офис, ближайшая станция: м. Сетунь (МЦД) м. Молодежная;
• Интересный, творческий бизнес;
• Дружный молодой коллектив
• Возможность дальнейшего развития в других отделах компании.