Помощник руководителя / Офис-менеджер

В команду архитектурного бюро Арх-и-Арт, с более чем семнадцатилетней историей, штат 25 человек, требуется квалифицированный помощник руководителя с функциями офис-менеджера.

Обязанности помощника руководителя:

• ведение календаря руководителя (график встреч, совещаний, подписание документов, деловые поездки);
• организация и координация встреч, совещаний и деловых поездок;
• организация рабочего места руководителя;
• организация деловых встреч и приема посетителей;
• организация конференций;
• контроль за выполнением поставленных задач;
• travel-поддержка руководителя и других сотрудников компании (поиск, заказ и покупка авиабилетов, ж/д билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера);
• подготовка документов для авансового отчета;
• поиск и структурирование необходимой для руководителя информации, подготовка и оформление документов, таблиц;
• выполнение других поручений руководителя компании.

Обязанности офис-менеджера:

• жизнеобеспечение и административная поддержка работы офиса, (заказ хоз.товаров, канц.товаров, воды и др.), контроль предоставления услуг телефонии, мобильной связи, интернета и т.д.);
• управление офисным пространством, контроль чистоты и порядка в офисе;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• организация приема посетителей, заказ пропусков;
• решение различных организационных вопросов;
• координация работы курьеров;
• распределение и регистрация входящей и исходящей документации (при необходимости, в отсутствие делопроизводителя);
• контроль расходов, необходимых на офисные нужды;
• ведение деловой переписки с партнерами, рассылка необходимых материалов; отправка и прием корреспонденции, в том числе по электронной почте, подготовка писем, запросов;
• оформление почтовых отправлений;
• работа с оргтехникой (сканирование и ксерокопирование документов);
• участие в организации праздников и других корпоративных мероприятий, поздравлений сотрудников с днем рождения;
• помощь в адаптации новых сотрудников.

Требования:

• Ответственность
• Пунктуальность
• Владение деловым этикетом
• Грамотная, правильная речь
• Образование высшее
• Уверенный пользователь ПК (word, excel)
• Доброжелательность
• Энергичность и коммуникабельность, не конфликтность, способность эффективно решать поставленные задачи, отличное знание ПК, офисной оргтехники.

Условия:

• Оформление по ТК РФ,
• График работы: 5\2 с 09.00 до 18.00,
• Испытательный срок до 3 месяцев,
• Современный комфортабельный офис недалеко от ст.метро Фили, Парк Победы, Багратионовская,
• Возможность профессионального роста.

Тип занятости:

• Полная занятость, полный день