Менеджер по документообороту

Факультет географии и геоинформационных технологий – один из самых молодых факультетов НИУ ВШЭ, открытый в 2019 году. На факультете осуществляется набор по образовательной программе бакалавриата и двум образовательным программам магистратуры. В составе факультета в настоящее время осуществляют деятельность Центр геоданных и Международная лаборатория ландшафтной экологии.

Мы ищем в команду менеджера по организации ведения делопроизводства. Позиция предполагает погружение в администрирование процессов с учетом образовательной и научной специфики деятельности факультета, взаимодействие со структурными подразделениями факультета, университета в целом и внешними контрагентами.

• Ведение документооборота факультета, контроль ведения документооборота в подразделениях факультета, оформление приказов/служебных записок/договоров о сотрудничестве, в том числе в системе электронного документооборота;
• Ведение корреспонденции: ведение деловой переписки по основным направлениям деятельности факультета, оформление исходящей корреспонденции, регистрация входящих/исходящих писем/справок, мониторинг и контроль исполнения входящей корреспонденции, осуществление рассылок по поручению руководства факультета;
• Контроль оформления приказов/исходящей корреспонденции и регистрация документов факультета, в том числе в системе электронного документооборота;
• Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел факультета и оформление их для передачи на хранение;
• Организационно-техническая поддержка встреч, совещаний, собраний по поручению декана;
• Оформление протоколов совещаний, заседаний комиссий, советов факультета, в том числе протоколов комиссий (экзаменационных/апелляционных и др.) в части приемной компании.
• Совместно с МОЛ ведение книги учета материальных ценностей и оформление актов о списании материальных запасов;
• Взаимодействие с подразделениями университета (Управление делами, Дирекция по правовым вопросам и др.) в рамках выполняемых задач.

• Опыт работы на аналогичной позиции от 1-го года (желательно опыт работы в НИУ ВШЭ и знание внутренних систем ВШЭ);
• Высшее образование;
• Навыки деловой переписки, администрирования процессов;
• Уверенное владение MS Word, MS Excel, MS Power Point, Outlook;
• Опыт работы в системе электронного документооборота (желательно 1С);
• Умение пользоваться офисной/мультимедиа техникой;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Высокий уровень самостоятельности;
• Ответственность, внимательность, инициативность, умение работать с большим объемом информации, гибкость и адаптивность, умение доводить задачи до конца.

Личные качества:

• высокая степень самоорганизации;
• внимательность к деталям, пунктуальность;
• коммуникабельность, доброжелательность, тактичность в общении;
• умение работать самостоятельно и в команде.

• Работа в крупной стабильной организации, получение уникального опыта;
• Офис в современном кампусе НИУ ВШЭ (Покровский бульвар, д.11);
• Оформление по ТК РФ;
• График работы: 5/2 с 10-00 до 18-00;
• Обширные возможности профессионального развития, программы повышения квалификации, посещение образовательных мероприятий и лекций, возможность изучать иностранные языки;
• Спортивные и тренажерные залы на территории университета;
• Софинансирование ДМС после 1 года работы.