Специалист по документообороту

В команде Центра “Пуск” МФТИ открылась вакансия специалиста по документообороту. Мы занимаемся развитием онлайн-образования в лучшем техническом университете России и экспортируем экспертизу Физтеха в другие регионы и страны.

Мы в поисках коллеги, который обеспечит документальную поддержку проекта онлайн-магистратур и других инициатив Центра. Ожидаем, что вы про систематизацию, описание процессов и поддержку порядка в документах - без этого в этой роли никуда.

Какие задачи предстоит решать:

1. Вести договоры Центра: сетевые, лицензионные, ГПХ, АЗ (договоры авторского заказа). Мы работаем с 1С Документооборот 8.

2. Готовить закупочную документацию совместно с внутренними заказчиками, сопровождать согласование закупочной документации и первичный документооборот по закупкам.

3. Помогать с кадровым документооборотом: коллегам - с заведением заявок на новые должности и переводы, а HR - со сбором документов для трудоустройства новых сотрудников.

4. Оформлять по просьбе коллег внутренние переводы средств между подразделениями.

5. Сотрудничать с Почтой России и курьерскими службами: получать и отправлять корреспонденцию, поддерживать в актуальном состоянии договоры с Почтой России и другими курьерскими службами.

6. Помогать коллегам с документацией для запуска новых программ - готовить калькуляции курсов по запросу.

7. Актуализировать сметы по программам для финансово-лицевых счетов по вводным от коллег.

8. Описывать текущие процессы документооборота и поддерживать их в актуальном состоянии, погружать коллег в эти процессы на время своего отпуска/больничного.

9. Оформлять официальную исходящую корреспонденцию.

10. Резервировать базу документов на непредвиденные случаи.

Летом во время приемной кампании вся команда вовлекается в набор наших новых студентов - в это время могут возникать следующие эпизодические задачи:

1. Помочь в сверке списков студентов.

2. Выступить в качестве проктора (наблюдателя) на онлайн-экзамене.

3. Проконтролировать выставление счетов для студентов и разослать им оригиналы счетов и договоров.

4. Сопроводить заключение трехстороннего договора со студентом, если за студента платит компания или оператор гранта.

На старте во все задачи вас введут коллеги - а после адаптации уже мы будем приходить к вам на консультацию по этим процессам.

Ждем, что вы:

- Получили высшее образование.

- Умеете работать с документооборотом в 1С, с сервисами ЭДО.

- Уверенно пользуетесь офисным пакетом: Microsoft Office, Excel, онлайн-таблицы.

- Системны, склонны все упорядочивать и складывать по полочкам, внимательны к деталям.

- Настойчивы и вдумчивы: погружаетесь в специфику документов, с которыми работаете, добиваетесь результата от обеспечивающих служб - подписаний, согласований; погружаетесь в суть предлагаемых правок.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство в университете-лидере: лучшем техническом, лучшем предпринимательском, лучшем в инновациях (по версии Forbes, ARWU, QS, THE, “Эксперт”). График работы: пн-пт с 9:00 до 18:00.

• Офис в кампусе МФТИ в Долгопрудном - Научный переулок, 4 к1. Мы располагаемся в современном лабораторном корпусе по соседству с самыми талантливыми исследователями страны.

• Вознаграждение на руки - 80 000 рублей, премии за поддержку в летней приемной кампании.

• Бесплатные для посещения бассейн и спортивный зал на территории университета.

• Бесплатный доступ к пулу открытых образовательных программ МФТИ для сотрудников.

• Бесплатная поддержка корпоративного психолога.

• Бесплатные мероприятия для сотрудников: концерты по четвергам, циклы лекций, экскурсии и другое.

• Льготные путешествия и мероприятия от профсоюза МФТИ.

• Льготное ДМС.