Ассистент продюсера / Помощник руководителя

Москва, Мантулинская улица

Метро: Выставочная

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Административное сопровождение деятельности компании;

Ведение документооборота и подготовка отчетности;

Ведение реестра входящей/исходящей документации и формирование отчетности;
Контроль правильности оформления документов (количество экземпляров, наличие всех реквизитов, визирование, печать, подпись);
Работа с корреспонденцией (прием/отправка/регистрация);
Обеспечение жизнедеятельности офиса Компании (заказ канцтоваров, воды, картриджей, поддержание офисной техники в исправном состоянии);
Оформление временных и постоянных пропусков;
Взаимодействие с арендодателями;
Проведение инвентаризации;
Организация совещаний, переговоров;
Ведение и оформление протокола совещания;
Согласование договоров, актов, писем, доп. соглашений и прочей закрывающей документации;
Редактирование документации (служебные записки, приказы, письма и пр.) согласно ГОСТ и внутренним стандартам организации;
Подготовка презентаций;
Встреча клиентов и посетителей; чай/кофе;
Поиск и анализ любой информации для текущих задач;
Ведение переписки внутри компании и с контрагентами;
Согласование, заключение и ведение административно-хозяйственных договоров (аренда, вода, обслуживание техники, приобретение мебели, ремонт, клининг и пр.);
Получение поступающей на подписание документации, проверка, организация подписания и возврата подрядчикам;
Взаимодействие с подрядчиками и членами съемочной группы на предмет подписания договоров и выставления закрывающих документов;
Взаимодействие с поставщиками услуг;
Создание и работа в Google и Excel таблицах;
Тревел поддержка, заказ авиабилетов, оформление виз, бронь гостиниц;
Координация, ускорение и контроль поставленных задач партнерам/ сотрудникам/контрагентам;
Организация и выполнение поручений Генерального директора.
Требования:
Владение офисной техникой (принтер, сканер, ксерокс);