Офис-менеджер

Обязанности:

внесение информации из договоров в базу, ведение и контроль базы в CRM. Взаимодействие с отделом проектирования, финансовым отделом. Контроль сроков исполнения работ по базе данных.

Делопроизводство, документооборот, ведение реестра заключаемых договоров, их отслеживание, контроль наличия оригиналов подписанных договоров в офисе.

Составление списка необходимых канцелярских принадлежностей.

Прием документов от курьеров компании.

Рассылка писем, коммерческих предложений Заказчикам.

Возможны поездки к заказчикам по г. Москве (срочные).

Коммуникабельность, грамотность.

Формирование поездок штатных курьеров и взаимодействие с ними, контроль.

Оформление сопроводительных писем.

Обеспечивать функционирование офиса: заказывать канцтовары, расходные материалы, воду и другие товары по поручению непосредственного руководителя.

Принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию и звонки, оформление и сдача писем Почтой России и СДЭК.

Обеспечивать исправность офисного и хозяйственного оборудования, оргтехники.

Организовывать встречи, совещании и переговоры.

Участвовать в организации корпоративных мероприятий

Формировать бюджет расходов на офисные нужды

Следить за чистотой в офисе

Своевременно и в полном объеме обрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию

Выполнять поручения руководства.

Заказ корпоративной продукции.

Заказ пропусков (по необходимости).

Требования:

Среднее или неоконченное высшее образование, опыт работы в CRM, знание документооборота в организации. Опыт работы от 6 месяцев.

Условия:

Режим работы полная занятость, оформление по ТК, оплачиваемый проезд.