Бизнес-ассистент, помощник руководителя

Управление и контроль. Все эффективно управляется вами, везде четкость, собираются и анализируются данные, делаются выводы, приоретизируются задачи, включая и не ограничиваясь:

1. Операционно управлять компанией.
2. Предоставлять еженедельные отчеты по работе команд, собирать в дашборды, проводить первичный анализ.
3. Контролировать ход проектов.
4. Контролировать ведение отчета всеми сотрудниками, готовить список выполненных и оставшихся задач сотрудников руководителю к планеркам.
5. Организовывать формирование планов работ на неделю/месяц по сотрудникам.
6. Контролировать сроков и исполнения задач, изданных приказов и распоряжений.
7. Обеспечивать эффективную работу компании, стратегическое планирование, управление ресурсами.
8. Строить бизнес-процессы, описывать регламенты, совершенствовать их и контролировать исполнение.
9. Внедрять и строить финансовую/операционную аналитику, юнит-экономику, дашборды для контроля и сбора данных.
10. Разрабатывать системы мотивации, внедрять KPI, учет и автоматизацию работы.

HR. Кадры в порядке, в компании работают лучшие и подходящие люди, включая и не ограничиваясь:

Бухгалтерия и экономика. С экономикой полный порядок, ведется учет, первичка собирается, собирается финансовые данные, анализируются, делаются выводы.

1. Помогать бухгалтеру с первичной документацией (отправка оригиналов, отслеживание/возврат, регистрация писем, бухгалтерских документов, контроль обмена оригиналами с заказчиками и поставщиками, курированием выставлять/запрашивать счета).
2. Поднимать финансовые модели и финансовый учет, организовать сбор данных, анализ.
3. Формировать приказы и служебные задания.
4. Своевременно оплачивать счета.
5. Работать с электронным документооборотом.
6. Вести таблицы расходов, накопительных по проектам, по себестоимости, готовить таблицы и презентации с выводами.

Маркетинг и продажи.

Документы. Организовать документооборот, наладить учет.

1. Проверять и контролировать оформление документов.
2. Составлять письма, коммерческие предложения, вести работу с контрагентами.
3. Печатать и сшивать документы, копировальные работы.
4. Вести документооборот, систематизировать хранение и передачу данных.
5. Распределять документацию по сотрудникам.
6. Вести реестры.
7. Составлять договоры с контрагентами, вести с ними диалог, договариваться.

IT. Вся айти-инфраструктура работает бесперебойно, создаются необходимые новые сервисы.

1. Поднимать необходимые айти-сервисы, связки, внедрять ПО и технологии в деятельность всех отделов компании.
2. Вести информационные базы.
3. Создавать учетные записи в рабочих программах для новых сотрудников (удаление уволенных).
4. Сортировать все на диске в нужные папки.

Логистика.

1. Организовывать деловые поездки и командировки: заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ такси.
2. Вести визовую поддержку, готовить пакет документов и подавать по доверенности или сопровождать подающее лицо.

Встречи.

1. Организовывать встречи, совещания, переговоры.
2. Готовить переговорные комнаты для проведения встречи.
3. Протоколировать совещания.

Входящее и исходящее.

1. Принимать и распределять входящие звонки.
2. Регистрировать входящую/исходящую документацию.
3. Отправлять документы, отслеживать возврат/получение.
4. Вести деловую переписку, в т.ч. с рабочей почты руководителя компании.

Жизнь офиса.

1. Обеспечивать и поддерживать жизнедеятельность офиса: заказ воды, канцелярии, продуктов, бесперебойно работающие программные продукты, оргтехника, телефония, интернет, порядок в офисе.
2. Встречать гостей и выписывать пропуска.