Бизнес ассистент / Личный ассистент руководителя

• Выполнение бизнес-поручений руководителя
• Полная административная поддержка: планирование рабочего дня в google календаре, назначение встреч, совещаний, напоминания
• Ведение списка идей руководителя, систематизация задач, идей, планов руководителя
• Оптимизация времени руководителя
• Подготовка, сбор необходимых документов и информации для встреч и совещаний
• Участие во встречах и совещаниях, протоколирование, фиксация принятых по итогам решений и контроль их исполнения
• Доведение поручений руководителя до сотрудников компании, контроль исполнения поручений
• Поиск, анализ, систематизация любой информации как внутри, так и вне компании
• Взаимодействие с внешними контрагентами от лица компании и руководителя, обработка поступающей руководителю корреспонденции, направление исполнителям согласованных документов, ведение деловой переписки, переговоры по телефону при необходимости
• систематизация документооборота компании
• Выполнение личных поручений руководителя
• Family office: решение бытовых задач, время от времени координация работы няни и уборщицы, ведение семейного документооборота, проведение платежей, оплаты счетов, учет затрат, отчетность
• Выполнение ситуативных поручений: отправить письмо, отправить курьера, купить билеты на выставки, концерты, спектакли, записать на услуги - салоны красоты, массаж, SPA, косметология, барбер шопы, мед. клиники и др., забронировать ресторан, в том числе с точки зрения наилучшего сервиса, организовать семейный праздник, поездку.
• Полное travel-сопровождение семьи, визовая поддержка, покупка билетов, заказ гостиниц, планирование и организация всех поездок
• Медицинская поддержка здоровья семьи под ключ (чек-ап, поиск, сопровождение)
• Возможны заграничные командировки после прохождения испытательного срока (краткосрочные)

Требования:

• (!) Высшее образование (законченное)
• (!) Опыт работы ассистентом более 3-х лет
• Нечастая смена мест работы. Продолжительность работы на одном месте – не менее 2-3 лет!
• (!) Знание английского языка не ниже уровня B2 (Upper intermediate).
• Безупречный устный и письменный русский;
• Высокий уровень эмоционального интеллекта
• Позитивный взгляд на мир
• Не болтливость, умение хранить конфиденциальную информацию
• Инициативность и умение самостоятельно решать задачи, активно продвигать начинания, генерировать новые идеи
• Внимательность и наблюдательность, системный подход, высокий уровень коммуникации и настойчивость в достижении целей
• Умение доводить задачу до финального результата
• Умение распределять рабочее время, не терять задачи, распределять из по дням – навыки time management
• Способность соблюдать dead line
• Умение работать в режиме многозадачности
• Очень важна педантичность и исключительная внимательность в работе с документами, в частности с договорами
• Ответственность, проактивность (важно умение продумывать наперед и заблаговременно готовиться к запланированным мероприятиям, не дожидаясь запроса со стороны руководителя)
• Мобильность, быстрое понимание задач
• Энергичность
• Умение систематизировать и визуализировать информацию
• Готовность учиться новому
• Уверенное пользование ПК и программами (Word, Excel, Google, календарь, презентации), умение собирать, анализировать и структурировать данные в таблицы
• Плюсом будет опыт взаимодействия с различными госструктурами, работы с большими объемами документации (юридической, финансовой, визовой)
• Опыт работы в CRM системе Bitrix 24 будет являться преимуществом

Условия:

• Офис: Деловой центр, Пресненская набережная, 12, Башня Федерация Восток
• Мотивация: от 100 000 до 150 000 руб. на руки
• Оформление в качестве самозанятого с компенсацией налога на доход в размере 6% к окладу сверху
• Формат и график работы: 9.00 -18.00 (10.00-19.00), ненормированный рабочий день. Офисный формат работы на время испытательного срока (3 месяца), возможность частично удаленной работы после испытательного срока

Преимущества:

• Персональная работа с первым лицом компании
• Современный комфортабельный офис в Москва сити с панорамным видом
• Заряженный дружный коллектив
• Возможность заграничных командировок после испытательного срока (краткосрочных)
• Возможность гибридного графика работы после испытательного срока (частично удаленная работа)