Начальник отдела контроля, отчётности и делопроизводства (ОКОД)

АТОМЭКСПО — компания, которая организует выставки, форумы и деловые мероприятия и работает по контрактам с внешними заказчиками. Каждая дата в контракте — это обязательство, за которое компания отвечает.

Мы создаём новое подразделение — отдел контроля, отчётности и делопроизводства (ОКОД), подчиняющийся напрямую генеральному директору.

Его задача — независимый контроль исполнения контрактных обязательств, качественная и своевременная контрактная отчётность, централизованное делопроизводство и сохранность договорной документации.

Ищем руководителя, который построит это подразделение с нуля: выстроит процессы контроля и отчётности и обеспечит, чтобы генеральный директор всегда знал реальное состояние обязательств, рисков и готовности отчётности.

Обязанности

1. Организация независимого контрактного контроля:
- анализ заключённых контрактов, выявление обязательств компании перед заказчиками и сроков их исполнения;
- формирование и актуализация единого реестра контрактных обязательств;
- независимый мониторинг исполнения обязательств, своевременное выявление отклонений;
- контроль устранения выявленных нарушений ответственными проектными подразделениями;
- оперативное информирование генерального директора о существенных рисках, просрочках и неустранённых нарушениях;
- подготовка регулярной управленческой информации о состоянии исполнения обязательств.

2. Организация контрактной отчётности:
- анализ требований контрактов к содержанию, составу и срокам отчётности;
- установление внутренних сроков предоставления материалов проектными командами;
- организация подготовки содержательных отчётов штатным специалистом и привлекаемыми исполнителями;
- контроль структуры, полноты, качества оформления и соответствия отчётов требованиям заказчика;
- согласование достоверности фактических сведений с руководителями проектных департаментов;
- контроль подготовки и комплектности финансовых отчётов совместно с бухгалтерией;
- направление согласованной отчётности заказчикам, сопровождение её рассмотрения и контроль подтверждений принятия;
- работа с замечаниями заказчиков, включая мотивированные отказы, повторную сдачу и учёт причин возвратов.

3. Централизованное делопроизводство:
- организация приёма, регистрации и распределения официальной корреспонденции, единый корпоративный почтовый ящик;
- контроль исполнения резолюций ГД во взаимодействии с помощником ГД;
- контроль оформления исходящих документов по корпоративным стандартам;
- организация подготовки документов к подписанию, регистрации и отправки подписанных документов с фиксацией подтверждений;
- контроль соблюдения регламента документооборота.

4.Договорный архив и документация по проектам:
- организация ведения единого реестра договоров и дополнительных соглашений;
- сохранность оригиналов договоров и формирование электронного архива;
- поэтапная приёмка договорного архива из юридической службы по актам и описям;
- контроль учёта выдачи и возврата оригиналов;
- учёт документов по доходным и расходным договорам проектов, реестр недостающих документов;
- контроль получения подписанных заказчиками УПД во взаимодействии с проектными подразделениями и бухгалтерией.

Что мы ждем от Вас:

- высшее образование (управление, аудит, юриспруденция, документооборот, управление проектами или смежные направления);
- опыт работы с государственными контрактами, включая требования к содержательной и финансовой отчётности;
- опыт организации процессов контроля исполнения договорных обязательств, контрактной отчётности, проектного администрирования или документооборота;
- опыт координации работы нескольких подразделений и взаимодействия с руководителями;
- практический опыт подготовки, проверки или организации сдачи договорной и иной обязательной отчётности;
- опыт управления сотрудниками либо самостоятельного управления функциональным направлением;
- опыт внедрения или совершенствования регламентов и контрольных процедур;
- умение анализировать условия договоров: выделять обязательства, сроки, требования к отчётности и документам;
- навыки формирования реестров, контрольных таблиц, графиков и управленческих отчётов;
- уверенная работа с Excel, Word и электронными системами документооборота;
- умение организовать подготовку содержательных отчётов по материалам нескольких исполнителей;
- понимание принципов договорного документооборота, регистрации, хранения и архивирования;
- умение грамотно составлять деловые документы и официальную корреспонденцию;
- способность систематизировать большие объёмы информации и выявлять риски.

Ключевые личные качества: системность (строить устойчивый процесс, а не контролировать задачи вручную), самостоятельность в решениях, принципиальность в соблюдении сроков и правил независимо от должности собеседника, конструктивность без избыточной бюрократии, внимание к деталям, ответственность за результат подразделения, проактивность, организаторские способности, деловая коммуникация с руководителями и заказчиками, стрессоустойчивость при параллельных процессах и жёстких сроках.

Преимуществом будет:

- опыт в проектных компаниях, организации мероприятий, выставочной и конгрессной деятельности;
- опыт взаимодействия с подразделениями заказчиков, принимающими отчётность;
- опыт работы с мотивированными отказами в приёмке отчётности;
- опыт внедрения электронного документооборота и автоматизации процессов в 1С;
- опыт организации договорного архива и передачи документации между подразделениями;
- опыт управления небольшой командой с привлечением внештатных специалистов.

Кому, скорее всего, не подойдёт:

-специалисты с опытом только регистрации и архивирования документов — без понимания контрактного контроля и отчётности;
- те, кто не готов самостоятельно взаимодействовать с руководителями других подразделений;
- те, кто предпочитает фиксировать нарушения, вместо того чтобы организовать их своевременное выявление и устранение;
- те, кто стремится подменять руководителей проектов в оперативном управлении;
- те, кто не способен выстроить процессы и организовать работу подчинённых.

ЧТО ПРЕДЛАГАЕМ

• офис в Москве, график 9/10–18/19, пятница — короткий день;
• прямое подчинение генеральному директору: видение бизнеса изнутри и доступ к первому лицу;
• создание подразделения с нуля: процессы, регламенты и стандарты — ваши;
• уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом:
• задачи, где виден результат, интересные задачи;
• команду, которая любит своё дело и ценит людей, доводящих до конца.

КАК ПОПАСТЬ К НАМ: откликнитесь с сопроводительным письмом и ответьте на наши вопросы:

1. Имеется ли у вас опыт организация независимого контрактного контроля при закрытии государственных контрактов? Имеется ли у Вас опыт организации с "0" процесса делопроизводства согласно нормам законодательства? Расскажите подробнее.

2. Оцените свой уровень по ключевым обязанностям из нашей вакансии (что предстоит делать):

• Организация независимого контрактного контроля
• Организация контрактной отчётности
• Централизованное делопроизводство
• Договорный архив и документация по проектам

Укажите точки роста и показатели с высоким уровнем экспертности.

3. Укажите ваши ожидания по заработной плате и ваши приоритеты при выборе места работы.

Мы читаем каждый отклик.