Секретарь, помощник руководителя

Управление графиком и коммуникациями

Планирование и координация: Ведение календаря директора, планирование встреч и совещаний, организация командировок (бронирование билетов, отелей, трансферов).

Управление коммуникациями: Прием и фильтрация входящих звонков, писем и сообщений; оперативное доведение информации до руководителя; подготовка ответов от его имени.

2. Документооборот и делопроизводство

Обработка документов: Прием, регистрация, контроль прохождения и редактирование входящей и исходящей корреспонденции, подготовка проектов приказов, писем, отчетов и презентаций.

Контроль исполнения: Мониторинг сроков выполнения поручений и резолюций директора, доведение заданий до исполнителей.

Архивация: Формирование дел в соответствии с номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

3. Организационная поддержка

Подготовка мероприятий: Сбор материалов для совещаний, оповещение участников, ведение и оформление протоколов.

Администрирование: Обеспечение рабочего места директора оргтехникой и канцелярией, организация приема посетителей.

Дополнительные задачи: В ряде случаев — выполнение личных поручений руководителя, участие в проектной деятельности, подготовка аналитических справок

Технические навыки: Уверенное владение пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint), знание систем электронного документооборота (1С:Документооборот) и оргтехники.

Знание делопроизводства: Понимание основ документооборота, правил оформления документов и делового этикета

Организаторские способности: Высокая организованность, пунктуальность, умение работать с большим объемом информации и переключаться между задачами.

Коммуникабельность: Грамотная устная и письменная речь, навыки делового общения.

Конфиденциальность: Ответственность, тактичность, умение хранить коммерческую или служебную тайну