Помощник руководителя/делопроизводитель

Обязанности:

– ведение расписания (рабочего календаря) директора учреждения: планирование рабочего дня, недели и перспективы, согласование времени мероприятий с руководителем и участниками, заблаговременное информирование и напоминание о мероприятиях, формирование резерва времени;

– организационное и документационное обеспечение деятельности директора: прием документов и личных заявлений на подпись, подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя, в том числе презентационных и справочных материалов;

– обеспечение своевременного подключения руководителя к совещаниям, проводимым в режиме видеоконференц-связи, организация телефонных переговоров;

– обработка входящей корреспонденции: прием документов на бумажном носителе, по электронной почте и посредством системы электронного документооборота (СЭД), первичная обработка, регистрация в СЭД, распределение и доведение до исполнителей;

– регистрация исходящих документов и отправка документов адресатам, в том числе на бумажном носителе;

– распределение приоритетности рассмотрения документов; незамедлительное доведение до руководства документов, поступивших от Губернатора Забайкальского края, Правительства Забайкальского края, Министерства строительства Забайкальского края, контрольных (надзорных) и правоохранительных органов, а также документов с отметками «Срочно», «Оперативно»;

– регистрация приказов учреждения после проверки полноты виз согласования; доведение приказов до работников, в том числе до вновь принятых; контроль полноты и своевременности ознакомления с приказами;

– прием и перенаправление входящих телефонных звонков, прием посетителей, ведение учета посетителей;

– обеспечение работы приемной: канцелярские принадлежности, средства организационной техники, исправность офисного оборудования приемной и кабинета руководителя;

– подготовка материалов к совещаниям с участием руководства (сбор, актуализация, тиражирование) совместно с заместителем начальника отдела;

– выполнение письменных и устных поручений начальника отдела;

– координация текущих задач работников секретариата (приемной), замещение специалиста 1 категории в период его отсутствия.

Требования:

– высшее образование по направлению деятельности;

– опыт работы по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя: не менее 1 года в должности секретаря, помощника руководителя, документоведа;

– уверенное владение программами офисного пакета: текстовые редакторы (MS Word), электронные таблицы (MS Excel), программы подготовки презентаций (MS PowerPoint), электронная почта;

– навык работы с офисной оргтехникой (МФУ, сканер, средства телефонной и видеоконференц-связи);

– умение или навык работы в системах электронного документооборота (СЭД);

– знание правил делопроизводства и основ оформления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2025) будет преимуществом;

– грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям, умение работать с большим объемом информации и расставлять приоритеты;

– соблюдение правил деловой этики и служебного этикета, умение хранить конфиденциальную информацию.

Условия:

– официальное трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации в государственном казенном учреждении;

– достойная оплата труда; стимулирующие выплаты по результатам работы в порядке, установленном локальными нормативными актами учреждения.