Помощник руководителя (приемная Генерального директора и Операционного директора)

ООО «Параллакс Поволжье» — производственная компания, реализующая крупные инжиниринговые и строительные проекты в Поволжье. Мы растем, усложняем систему управления и ищем сильного помощника руководителя, который станет правой рукой для Генерального и Операционного директоров.

Мы ищем человека, который одинаково уверенно чувствует себя и в приемной (календарь, встречи, документооборот), и в аналитике (данные, дашборды, управленческие отчеты). Если вы любите работать с цифрами и не боитесь ИИ-инструментов — вам к нам.

🔹 Чем предстоит заниматься

Организация работы руководителей:

• вести календари ГД и ОД, приоритизировать встречи, защищать время руководителей от конфликтов в расписании;
• принимать и маршрутизировать звонки, почту, посетителей и подрядчиков;
• готовить совещания: повестка, материалы, протокол, реестр поручений с ответственными и сроками;
• организовывать командировки и выезды (логистика, проживание, авансовые отчеты);
• готовить документы и договоры на подпись, контролировать маршрут согласования.

Работа с данными и аналитика:

• формулировать задачи на сбор данных для смежных подразделений (производство, закупки, финансы, коммерческий блок, юридическая служба) и контролировать их исполнение;
• собирать, сверять и очищать данные из 1С, Битрикс24 и Excel-реестров;
• готовить аналитические справки: план-факт по портфелю проектов, дебиторская задолженность, воронка продаж, загрузка руководителей проектов;
• вести реестр поручений и контрольных точек руководства.

Дашборды и управленческий ритм:

• собирать и актуализировать дашборды руководителей (5–7 ключевых метрик, светофор контрольных рубежей) совместно с отделом цифровизации;
• готовить данные к еженедельному план-факту и ежемесячному операционному обзору;
• контролировать качество источников данных.

Развитие офисных процессов:

• картировать процессы приемной и секретариата, находить узкие места;
• внедрять шаблоны, чек-листы, автоматизацию в Битрикс24 и ИИ-инструменты;
• участвовать в регламентации офисных процессов компании в рамках системы менеджмента качества.

Поддержка офиса:

• обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцелярии, воды, продуктов для переговорных, взаимодействие с поставщиками.

🔹 Что для нас важно

• опыт работы помощником/ассистентом руководителя топ-уровня или в проектном офисе;
• продвинутый Excel (Power Query, сводные таблицы, XLOOKUP / INDEX-MATCH);
• уверенное владение Битрикс24 (задачи, документооборот, календари);
• опыт управления календарем руководителя и организации совещаний;
• умение ставить задачи на сбор данных, сверять и очищать информацию;
• активное использование ИИ-ассистентов (ChatGPT, Claude, Copilot) в работе;
• ответственность, честность, аналитический склад ума и самостоятельность;
• высшее или среднее профессиональное образование.

🔹 Будет преимуществом

• опыт в производственной, инжиниринговой или строительной компании;
• базовое понимание управленческого учета (план-факт, маржа, ДЗ/КЗ) и проектного управления;
• знание Power BI или Looker Studio;
• опыт оптимизации документооборота и офисных процессов

🔹 Мы предлагаем

• стабильную работу в растущей производственной компании;
• возможность работать напрямую с первыми лицами компании и влиять на управленческие решения;
• сильный блок развития
• корпоративную мобильную связь;
• компенсацию такси и командировочных расходов по Положению о командировках;
• отпуск 28 календарных дней.

🔹 Формат работы

• офис в Набережных Челнах (удаленный формат не предусмотрен);
• график 5/2, с 08:00 до 17:00;
• командировки 1–2 раза в месяц, до 3 дней (Татарстан, Поволжье, объекты компании).

📩 Откликайтесь — будем рады познакомиться. В сопроводительном письме расскажите, пожалуйста, с какими BI- или ИИ-инструментами вы уже работали, расскажите об успешных кейсах по оптимизации процессов, повышении исполняемости поручений