Специалист административно-хозяйственного отдела (делопроизводитель)

- осуществлять прием поступающей в ГБУ «ООПТ Челябинской области» входящей корреспонденции, первичную обработку, регистрацию и дальнейшую передачу ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям;

- следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать проверку правильности оформления, адресования, наличия необходимых виз, приложений, регистрировать, вести учет и отправку корреспонденции;

- регистрировать исходящие и входящие документы Учреждения в книге регистрации и в электронной базе данных;

- осуществлять прием, обработку и передачу документов, поступающих по электронной почте Учреждения и каналам факсимильной связи;

- отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию работникам Учреждения, организовывать проведение телефонных переговоров;

- вести и организовывать работу по обращениям граждан в соответствии с утвержденным Порядком рассмотрения обращений граждан в Учреждении;

- выполнять отдельные служебные поручения директора, заместителя директора и начальника отдела в рамках должностной инструкции;

- осуществлять хранение и ознакомление с приказами (за исключением приказов по кадровому делопроизводству) и иными документами, требующими ознакомление работников;

- по поручению директора, заместителя директора, начальника отдела составлять письма, запросы и другие документы;

- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых в Учреждении (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний (по необходимости);

- обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями;

- вести учет картриджей, подлежащих заправке, по необходимости осуществлять вызов техника для заправки картриджей и ремонта офисной техники;

- осуществлять работу по организации и ведению архивного дела в Учреждении в том числе:

- организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив;

- принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

- участвовать в разработке номенклатуры дел, проверять правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

- в соответствии с законодательством шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, вести их учет;

- подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

- вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск;

- участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

- следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

- выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива;

- формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность;

- обобщать и подводить итоги по своему направлению деятельности;

- качественно и своевременно готовить документы и предоставлять запрашиваемую информацию в рамках должностной инструкции;

- участвовать во внутренней экспертизе поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, закупаемых для нужд Учреждения, в соответствии с Порядком проведения экспертизы товаров, работ, услуг;

- подготавливать ответы на запросы Министерства экологии Челябинской области и других заинтересованных организаций в рамках должностной инструкции;

Требования:

• На должность специалиста АХО назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Желателен опыт работы секретарем или делопроизводителем.

• Работа в центре города в бюджетном учреждении.
• График работы: с понедельника по четверг с 08:15 до 17:00, в пятницу с 08:15 до 15:45.
• Вакансия постоянная.
• Предоставляется полный социальный пакет.