Администратор проектов

Белгород, улица Николая Чумичова, 37

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Управление закупочными процессами в ИТ: подготовка (в части договорной деятельности) и согласование технических заданий, спецификаций и обоснований для проведения закупок оборудования, программного обеспечения и услуг в соответствии с внутренними регламентами.
Сопровождение договоров на всех этапах: контроль сроков поставки, выполнения работ по разработке и внедрению систем, ведение реестра договоров департамента, обеспечение исполнения обязательств сторонами.
Взаимодействие с поставщиками и производителями: поиск и анализ поставщиков серверного оборудования, комплектующих и программного обеспечения, сбор коммерческих предложений, сравнение условий и подготовка аналитики для принятия решений.
Документационное обеспечение деятельности департамента: подготовка и согласование проектов внутренних нормативных документов (приказы, положения, регламенты), контроль их регистрации и введения в действие.
Контроль первичной учетной документации: проверка актов, накладных и счетов-фактур на соответствие условиям договора, взаимодействие с бухгалтерией для своевременного закрытия этапов.
Аналитика и отчетность: формирование аналитических отчетов и презентаций.
Финансовое взаимодействие: подготовка реестров на оплату, согласование платежей с финансовым отделом и бухгалтерией, проверка контрагентов.
Планирование закупок (ГКПЗ): сбор потребностей, формирование и корректировка годовой комплексной программы закупок, включая ИТ-направление.
Бюджетирование: участие в планировании и корректировке бюджета доходов и расходов департамента, контроль исполнения.
Организация совещаний и встреч: подготовка и проведение встреч, совещаний и видеоконференций с подрядчиками и внутренними командами, ведение протоколов и контроль исполнения поручений.
Кадровое администрирование (в рамках департамента): взаимодействие с отделом кадров по вопросам ознакомления сотрудников с документами, учет рабочего времени и присутствия.
Сбор и систематизация информации: запрос и обработка данных от структурных подразделений для подготовки отчетов и решений.
Урегулирование спорных вопросов: оперативное взаимодействие с юристами по разногласиям с контрагентами в рамках договоров и закрывающих документов.
Исполнение поручений: выполнение задач в соответствии с организационно-распорядительными документами компании.
Соблюдение стандартов и регламентов: следование правилам внутреннего трудового распорядка, охраны труда, пожарной безопасности, а также стандартам деловой этики и корпоративной культуры.
Коммуникационная культура: поддержание уважительного и конструктивного взаимодействия с коллегами, руководством и клиентами.

Требования:

Высшее образование (профиль образования: информационные технологии, экономика, менеджмент).
Владение инструментами бюджетного планирования, учета и контроля расходов по направлениям деятельности департамента.
Понимание порядка разработки, согласования, регистрации и введения в действие внутренних нормативных документов (положений, приказов, инструкций).
Навыки анализа и контроля исполнения договорных обязательств, умение работать с условиями договоров и отслеживать сроки.
Знание и соблюдение внутренних нормативных документов, приказов, распоряжений, настоящей должностной инструкции и положения о департаменте.
Уверенное владение персональным компьютером и офисным пакетом программ: операционная система Windows, программы электронной почты, видеоконференцсвязи, текстовые и табличные редакторы, браузеры.
Практические навыки работы в программных продуктах семейства 1С (Управление холдингом, Документооборот), а также в системах электронного документооборота с контрагентами (например, Saby Docs, Диадок).
Знание порядка регистрации, учета и хранения документов, правил организации документооборота.
Владение правилами деловой переписки, умение грамотно излагать мысли в письменной форме.
Понимание специфики ИТ-рынка: ориентирование в видах лицензирования программного обеспечения (коробочные версии, подписка, лицензии на рабочих местах), знание основ поставок серверного оборудования и комплектующих.
Навыки ведения переговоров: умение выстраивать взаимодействие с поставщиками и подрядчиками, обсуждать коммерческие и договорные условия.
Базовые знания в области разработки программного обеспечения и внедрения информационных систем: понимание жизненного цикла ИТ-проектов для эффективного взаимодействия с подрядчиками, разработчиками и участниками проектной команды.
Внимательность и ответственность при работе с документами и договорами.
Аналитический склад ума для анализа коммерческих предложений и подготовки отчетности.
Навыки эффективной коммуникации для взаимодействия с подрядчиками и смежными отделами (бухгалтерия, финансы, юристы).
Умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки.

Условия:

Испытательный срок (3 месяца) — в офисе: погружение в процессы, знакомство с командой. После успешного прохождения испытательного срока — удалённый формат работы;
Возможность профессионального развития и карьерного роста;
Официальное оформление по ТК РФ, полный соцпакет;
ДМС, годовой бонус, премии, материальная помощь к отпуску и многое другое.