Бизнес-ассистент по сопровождению контрактов

Ищем бизнес-ассистента, который поможет руководителю и команде держать под контролем путь заявки: от первого обращения, коммерческого предложения или победы в закупке до подписания договора, поставки и закрывающих документов.

Эта роль подойдёт человеку, который уверенно общается по телефону, спокойно знакомится с новыми людьми, умеет корректно представлять интересы компании и не оставляет задачи без следующего действия.

О компании

Мы — стабильная компания, работающая с корпоративными и государственными заказчиками. У нас есть постоянные партнёры, действующие контракты и планы дальнейшего развития.

Бизнес-ассистент будет работать на стыке руководителя, клиентов и внутренних подразделений: менеджеров, тендерного направления, снабжения, юридического и финансового блоков, склада и логистики.

Кого мы ищем

Человека, который получает удовольствие от людей и от результата.

Вам интересно, что движет закупщиком, почему юрист затягивает и чего на самом деле боится менеджер, который не передал документ. Вы не «передаёте информацию» - вы выстраиваете связи, через которые всё движется.

При этом вы не успокаиваетесь, пока вопрос не закрыт. «Перезвоните завтра» для вас - не ответ, а следующий шаг. Вы любите момент, когда затянувшийся договор наконец подписан - не из-за галочки в CRM, а потому что вы вырвали его из хаоса.

Вы умеете сказать «нет» без агрессии и «да» без подчинения. Ваша сила - держать рамку, не становясь полицейским.

Если вы узнали себя - вы нам подходите. Если подумали «это слишком много» - честно, не откликайтесь. Мы не ищем супергероя. Мы ищем того, для кого это - азарт, а не нагрузка.

Чем предстоит заниматься

• Принимать в сопровождение заявки, выигранные закупки, гарантийные письма и договоры.
• Вести и актуализировать карточки клиентов, заявок и договоров в CRM и 1С:Управление торговлей.
• Фиксировать документы, договорённости, ответственных, контрольные даты, риски и следующее действие по каждому кейсу.
• Вести деловую переписку и телефонные переговоры с закупщиками, ответственными специалистами и представителями государственных и корпоративных заказчиков.
• Знакомиться с новыми контактами в B2G-секторе, корректно представлять компанию и договариваться о следующем шаге.
• Организовывать встречи и рабочие поездки по клиентским и договорным вопросам.

• Контролировать сроки подготовки коммерческих предложений, согласования и подписания договоров, поставки и передачи закрывающих документов.
• Организовывать сбор информации и документов у менеджеров, снабжения, юриста, финансового отдела, склада и логистики.
• Заранее выявлять риск срыва срока, напоминать ответственным и своевременно передавать руководителю вопрос вместе с предлагаемым решением.
• Право на эскалацию: если ответственный срывает срок, вы фиксируете это в CRM и ставите руководителя в копию без необходимости «стучать». Ваша задача — сигнал, а не наказание виновного.

• Готовить проекты писем, запросов, сопроводительных материалов, реестров и отчётов для руководителя.
• Сопровождать подготовку договоров, дополнительных соглашений и ответов на претензии.
• Предлагать одно улучшение процесса в квартал и защищать его перед руководством.
• Осваивать новые программы и цифровые инструменты.

Портрет успеха: сцена из жизни

Пятница, 17:55. Клиент присылает правки в договор и требует ответа «сегодня». Вы не паникуете. Открываете договор и видите три правки. Две - по шаблону, одна спорная. Пишете руководителю: «Две принимаем, по третьей предлагаю компромисс - отправить клиенту сейчас, юрист посмотрит в понедельник». Руководитель отвечает: «Ок». Вы отправляете. Клиент доволен. Вы закрываете ноутбук.

Это не подвиг - это нормальная работа. Мы ищем того, для кого это нормально.

Что важно для этой роли

• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором, менеджером по сопровождению клиентов или договоров.
• Практический опыт работы в 1С:Управление торговлей: заявки, контрагенты, заказы, документы и поиск информации.
• Уверенная работа с CRM, электронными таблицами и офисными программами.
• Готовность звонить незнакомым людям — в первый месяц тренинг по B2G-коммуникации и скрипты звонков, сначала слушаете, потом звоните вместе с наставником, потом самостоятельно.
• Способность спокойно и аргументированно обозначать позицию компании, не переходя в конфликт.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Самостоятельность: умение увидеть следующее действие, уточнить недостающие данные и довести вопрос до результата.
• Внимательность к документам и срокам.

Будет преимуществом: опыт с государственными заказчиками, закупками, тендерами и гарантийными письмами.

Что мы предлагаем

• Официальное трудоустройство по ТК РФ
• Оклад: 80 000 ₽ на испытательный срок (3 месяца), далее — 100 000 ₽ на руки
• Ежемесячная KPI-премия: 20–30% от оклада (после испытательного срока)
• Совокупный доход при выполнении показателей: 120 000–130 000 ₽ на руки
• Далее участие в премиальной системе организации
• Прозрачные KPI:

90% карточек с актуальным «следующим действием»

Ноль просроченных напоминаний ответственным

Прогноз сроков: расхождение с фактом ≤ 2 дней

1 улучшение процесса в квартал (защита перед руководством)

Важно: KPI считается по вашим зонам. Напоминание отправлено вовремя — вы молодец. Если менеджер не ответил — это его KPI, не ваш

• График: 5/2, с 9:00 до 18:00; начало дня можно сместить по согласованию. После испытательного срока 1 -3 дня в неделю удалённо (фиксированно и по согласованию)
• Обучение: бюджет на внешнее обучение (1С, CRM, Excel, ИИ, ) — 60 000 ₽ в год + внутренние мини-курсы от коллег и руководителя
• Наставник в первый месяц + еженедельная встреча с руководителем для разбора кейсов и вопросов
• Офис: современный, в живописном месте в центре Нижнего Новгорода (Верхне-Волжская набережная, 19), 5 минут от будущего метро Сенная площадь, вид на р. Волга.
• Корпоративы — по желанию. Никто не осудит, если вы не едете
• Массажное кресло в офисе — как бонус среды, не как ключевое преимущество

Как проходит испытательный срок

Первые 30/60/90 дней

Первый месяц: Изучить 1С, CRM, познакомиться с отделами, сопровождать 10-15 сделок с наставником, пройти тренинг по B2G-коммуникации

Второй месяц: Самостоятельно вести 100 -150 сделок, предложить 1 улучшение процесса

Третий месяц: Полное сопровождение, защита улучшения перед руководителем, выход на KPI

Почему эта работа может быть интересна?

Потому что здесь есть азарт, который не даёт скучать.

Если вам знакомо чувство, когда после недели тишины клиент наконец подписывает договор, а вы чувствуете не усталость, а азарт - вам сюда.

У вас будет возможность не просто сопровождать документы, а участвовать в развитии отношений с важными клиентами, видеть результат своей работы и влиять на то, как устроены процессы внутри компании.

Как проходит отбор

1. Отклик+сопроводительное письмо

2. Интервью: обсудим опыт работы с 1С, CRM, документами, телефонными переговорами и B2G-клиентами

3. Финал: знакомство с руководителем

В сопроводительном письме — одно предложение: почему вы нам подходите. И один пример из опыта, который это доказывает. Мы ценим время.

Если вы узнали себя — откликайтесь. Если подумали «это слишком много» — честно, не тратьте ни своё, ни наше время.