Специалист по работе с заявками и сопровождению помощи

Специалист по работе с заявками и сопровождению помощи

Фонд «Хорошие люди» · 35 000 ₽ на руки · 6 часов в день · можно удалённо

Мы ищем человека, который поможет превращать обращения за помощью в понятные задачи для Маркетплейса хороших дел и сопровождать их до отчёта о результате.

На Маркетплейсе мы размещаем лоты — конкретные задачи помощи людям. Чтобы такой лот появился, нужно разобраться в ситуации, уточнить потребность, собрать информацию и документы, подготовить описание и расчёт необходимых средств. После оказания помощи — собрать и разместить отчёт.

У фонда уже есть действующий порядок работы с заявками. Предстоит изучить его и применять в ежедневной работе.

Работа с заявками и лотами

- Изучать обращения, уточнять ситуацию и потребность в помощи, получать недостающие сведения и документы.

- Связываться с подопечными по телефону и уточнять информацию по заявкам, поступающим от «Милосердия».

- Формировать лоты от «Хороших людей»: готовить понятное описание ситуации, необходимой помощи и её стоимости, собирать подтверждающие материалы, готовить лот к согласованию и размещению.

- Договариваться с коллегами о получении информации, документов и организации помощи, когда это сочетается с их задачами. Фиксировать договорённости и сроки.

- По отдельным лотам участвовать в организации или оказании помощи — с учётом конкретной задачи и формата работы.

- Готовить и подгружать отчёты по лотам: собирать сведения об оказанной помощи, документы, фотографии и обратную связь, описывать результат.

- Вести рабочие записи: на каком этапе находится заявка, чего не хватает и какой следующий шаг.

Руководитель и рабочие поручения

Непосредственный руководитель — директор фонда. Поручения в рамках обязанностей, перечисленных в вакансии, сотрудник получает также от куратора текущих процессов.

В задачи входит:

- Выполнять рабочие звонки, в том числе по организации выездов по гранту «Выездная бригада»: связываться с принимающей стороной и участниками, уточнять сведения и согласовывать организационные детали.

- Вызывать такси и выполнять другие короткие срочные поручения.

- В согласованные рабочие часы быть на связи, сразу принимать срочные поручения к исполнению и сообщать о результате.

Еженедельный отчёт

Еженедельно направлять директору краткую письменную сводку о работе за неделю на основе текущих рабочих записей. В сводке отражать:

- Что сделано по заявкам, лотам, отчётам и поручениям — с указанием результата.

- Что остаётся в работе: текущий статус, следующий шаг, задержки и их причины.

- Возникшие сложности и обнаруженные ошибки: что исправлено и где нужна помощь.

- Загрузку: где не хватает времени, а где есть возможность взять дополнительные задачи.

- Основные задачи на следующую неделю и вопросы, требующие решения руководителя.

Сводка должна помогать оценивать качество работы и при необходимости корректировать задачи и нагрузку. День и время её отправки согласуем отдельно.

Нам важно, чтобы вы

- Умели внимательно читать, проверять информацию и замечать недостающие сведения.

- Грамотно говорили и писали, могли понятно изложить ситуацию человека и результат помощи.

- Были готовы уважительно и спокойно общаться по телефону с людьми в трудной жизненной ситуации.

- Аккуратно работали с документами, цифрами и сроками.

- Умели переключаться на срочную задачу и возвращаться к плановой работе, сохраняя договорённости.

- Уверенно пользовались компьютером, документами, таблицами и онлайн-сервисами.

Опыт работы с обращениями, документами, текстами, в клиентском сервисе, социальной сфере или координации проектов будет преимуществом.

Условия

- 35 000 ₽ на руки в месяц с перспективой роста.

- Понедельник–пятница, по 6 рабочих часов в день. Конкретные часы заранее согласуем в промежутке 08:00–18:00 по московскому времени. В течение согласованных часов важно быть доступным для оперативных задач.

- Можно работать удалённо.

- Форму оформления обсудим отдельно.

В отклике расскажите о своём опыте работы с людьми, информацией и документами, укажите город и удобные шесть рабочих часов по московскому времени. Если есть примеры подготовленных вами текстов или опыт сопровождения обращений, расскажите об этом.