Assistant to the CEO / Ассистент руководителя компании

Automated Communication Solutions Ltd. — динамично развивающаяся IT-компания. Мы разрабатываем умные программы на основе AI (искусственного интеллекта), помогая другим компаниям расти и эффективно работать. Сегодня наши решения применяются во многих странах мира.

Мы ищем в нашу команду Ассистента руководителя компании / Executive & Personal Assistant to the CEO, который сможет стать надёжной опорой для CEO в решении ежедневных бизнес задач и личных вопросов.

Вы будете работать с большим потоком задач, самостоятельно разбираться в ситуации, находить решения, назначать встречи для руководителя, связываться с большим количеством людей и координировать их, готовить необходимые данные. Для этой позиции необходима самостоятельность, ответственность, организованность, проактивность и стрессоустойчивость.

Условия работы:

• Формат работы: удаленно
• График гибкий (зависит от расписания руководителя): 8-ми часовой рабочий день, 5/2.
• Официальное оформление

Обязанности:

Поддержка CEO

• Ведение и координация календаря CEO.
• Организация бизнес-встреч, звонков, поездок и личных мероприятий.
• Контроль расписания, дедлайнов и изменений в приоритетах.
• Предотвращение накладок и оперативное решение возникающих вопросов.
• Координация встреч с учётом разных часовых поясов.
• Подготовка необходимой информации и организационных деталей к встречам.

Поездки, визы и релокация

• Организация деловых и семейных поездок: перелёты, проживание, трансферы, маршруты и дополнительные услуги.
• Координация визовых и иммиграционных процессов.
• Выявление потенциальных рисков и своевременное решение проблем.

Поиск решения нестандартных задач

• Самостоятельный поиск информации по новым и незнакомым вопросам.
• Поиск и подбор подрядчиков, агентств, специалистов и сервисов.
• Сравнение вариантов по качеству, стоимости, срокам и надёжности.
• Организация процесса от первого запроса до конечного результата.
• Контроль выполнения договорённостей и дедлайнов.
• Быстрое реагирование на срочные и нестандартные задачи.

Решение личных и семейных вопросов

• Решение отдельных личных и бытовых вопросов CEO и его семьи.
• Поиск школ, детских учреждений, нянь, домработниц и других специалистов.
• Организация семейных мероприятий, поездок и встреч.
• Координация личных записей, встреч и других организационных вопросов семьи.

Работа с цифровыми инструментами, документами и конфиденциальной информацией

• Использование современных digital- и AI-инструментов для поиска информации, организации работы и автоматизации рутинных задач.
• Быстрое освоение новых сервисов и систем.

• Опыт от 2 лет в качестве Executive Assistant, Personal Assistant, Operations/Project Coordinator, Concierge, Relocation Specialist или на аналогичной позиции.

• Высокий уровень самоорганизации и внимательность к деталям.
• Умение самостоятельно искать информацию и находить решения.
• Способность работать с большим количеством параллельных задач.
• Сильные коммуникативные навыки.
• Умение работать с внешними подрядчиками и специалистами.
• Высокий уровень конфиденциальности и деликатности при работе с личной и финансовой информацией.
• Быстрая реакция на изменения и срочные задачи.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РК
• Достойную оплату труда исходя из профессионального опыта
• Участие в масштабных задачах быстрорастущей IT-компании
• Компенсацию затрат на занятие спортом и фитнесом

Если это предложение Вам интересно, пишите в любое время на ватсап или телеграм (Наталья, менеджер по персоналу компании ACS) с пометкой «Ассистент СЕО» (обязательно добавив резюме) или откликайтесь здесь.