VIP Office Manager

О компании

Мы развиваем деловое пространство для руководителей, партнёров и клиентов компании. Для нас важны высокий уровень сервиса, безупречная организация офисных процессов и внимание к деталям.

Ищем VIP Office Manager — специалиста, который будет отвечать за административную поддержку офиса, встречу гостей, организацию деловых встреч и поддержание высокого стандарта обслуживания. Нам нужен организованный и тактичный сотрудник, способный самостоятельно решать текущие задачи и обеспечивать комфортную рабочую атмосферу.

Обязанности

• Организация повседневной работы офиса и контроль административных процессов.
• Встреча, регистрация и сопровождение VIP-гостей, клиентов и деловых партнёров.
• Обеспечение высокого уровня сервиса и соблюдение правил делового этикета.
• Координация потока посетителей и организация их комфортного пребывания в офисе.
• Планирование и подготовка переговорных комнат к деловым встречам.
• Организация кофе-брейков, деловых завтраков и приёма гостей.
• Координация календаря встреч и взаимодействие с участниками.
• Приём и распределение входящих звонков, сообщений и корреспонденции.
• Ведение документооборота, подготовка документов и контроль их своевременной передачи.
• Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками и подрядчиками.
• Контроль наличия канцелярских принадлежностей, расходных материалов и необходимых товаров для офиса.
• Организация закупок и учёт административных расходов.
• Контроль состояния офисных помещений, оборудования и переговорных зон.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями для оперативного решения организационных вопросов.
• Выполнение административных поручений руководства.
• Подготовка отчётности по текущим задачам и расходам.

Требования

• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание правил делового этикета и стандартов клиентского сервиса.
• Навыки деловой коммуникации и взаимодействия с клиентами высокого уровня.
• Умение сохранять конфиденциальность при работе с документами и информацией.
• Уверенное владение MS Office или аналогичными офисными программами.
• Навыки организации встреч, ведения календаря и деловой переписки.
• Внимательность к деталям, пунктуальность и ответственность.
• Умение самостоятельно расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач.
• Тактичность, стрессоустойчивость и развитые организаторские навыки.
• Готовность оперативно решать текущие административные вопросы.

Условия работы

• Работа в комфортном офисе с организованными рабочими процессами.
• Пятидневная рабочая неделя с фиксированным графиком.
• Официальное трудоустройство и своевременная выплата заработной платы.
• Предоставление необходимых рабочих инструментов и ресурсов.
• Взаимодействие с руководителями, клиентами и деловыми партнёрами компании.
• Возможность развивать навыки административного управления и премиального сервиса.
• Поддержка со стороны руководства и взаимодействие с профильными подразделениями.