Специалист по документообороту (Офис менеджер)

О компании

Евраз Лидер — компания в сфере сертификации продукции. Мы помогаем бизнесу решать задачи, связанные с подтверждением соответствия товаров установленным требованиям.

В нашей работе важны точность документов, соблюдение сроков и надёжное взаимодействие между сотрудниками, клиентами и партнёрами.

Сейчас мы ищем человека, который поможет организовать работу с документами, образцами продукции и текущими административными задачами.

Чем предстоит заниматься

Документы и документооборот

• Получать и проверять оригиналы документов.
• Формировать и комплектовать пакеты документов для отправки.
• Сверять данные, проверять комплектность и выявлять несоответствия.
• Контролировать движение документов и своевременно сообщать о задержках.
• Вести рабочие таблицы, отметки и короткие отчёты.

Образцы и отправления

• Принимать, проверять, маркировать и передавать образцы продукции.
• Организовывать упаковку и отправку образцов и документов.
• Работать с курьерскими службами, оформлять и отслеживать отправления.
• Решать возникающие вопросы с отправками: искать информацию, уточнять данные, согласовывать альтернативные варианты.

Офисное администрирование

• Контролировать наличие необходимых офисных материалов и организовывать их заказ.
• Работать с пропусками, отдельными кадровыми документами и другими административными вопросами.
• Выполнять текущие поручения руководителей, фиксировать договорённости и контролировать сроки.
• Заранее сообщать о рисках, задержках и проблемах, предлагая варианты решения.

Небольшая часть работы в течение года связана с корпоративными мероприятиями, подарками и организационными задачами.

Важно: мы не ищем архивариуса. Накопившиеся документы нужно аккуратно собрать в коробки и передать внешней архивной службе. Постоянно вести архив не потребуется.

Кого мы ищем

Нам не обязательно нужен человек, который уже работал именно офис-менеджером в сертификационной компании. Нам важнее базовый опыт работы с документами и подход к выполнению задач.

Будет достаточно, если вы:

• Работали с документами: договорами, заявками, накладными, счетами, актами, сопроводительными документами или другими документами компании.
• Выполняли административные задачи, работали с информацией или координировали рабочие процессы.
• Внимательно проверяете данные и замечаете несоответствия.
• Умеете организовать свою работу, фиксировать договорённости и контролировать сроки.
• Не бросаете задачу, если привычный способ решения не сработал.
• Готовы разбираться в новых процессах, задавать вопросы и применять полученные знания.
• Понимаете, когда можно решить вопрос самостоятельно, а когда нужно согласовать действия с руководителем.

Подойдёт опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём, делопроизводителем, специалистом по документообороту или сотрудником, который регулярно работал с документами в другой должности.

Не обязательно иметь:

• Опыт именно в сертификации продукции.
• Опыт работы с образцами товаров.
• Знание 1С или Битрикс24.
• Опыт кадрового делопроизводства.

Мы готовы обучить внутренним процессам и программам. Важно, чтобы у вас была готовность учиться и применять знания на практике.

Что предлагаем

• График 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Рабочее место в Москве: ул. Нежинская, 1, корп. 3. От метро «Славянский бульвар» — около двух остановок на автобусе.
• Обучение внутренним процессам, работе с образцами и необходимым программам.
• Понятный перечень задач и возможность постепенно освоить все рабочие процессы.
• Квартальные и годовые бонусы при выполнении установленных условий.
• Корпоративные мероприятия, подарки и дополнительные программы для сотрудников.

Доход

Доход: в среднем 80 000 ₽ в месяц, с возможностью зарабатывать больше

● Фиксированная часть — 60 000 ₽ на руки.

● Ежемесячная премия — обычно 20 000 ₽ при выполнении установленных показателей.

● При перевыполнении показателей доход может быть выше.

● Дополнительно предусмотрены квартальные и годовые бонусы по установленным условиям.

Размер премии зависит от результатов работы и выполнения показателей. Условия расчёта подробно обсудим на собеседовании.

Порядок оформления, обучения и выплаты вознаграждения будет разъяснён кандидату до начала работы.

Кому подойдёт эта работа

Тем, кто любит порядок, внимательно относится к документам и предпочитает видеть конкретный результат своей работы.

Здесь важно не просто выполнить поручение, а убедиться, что задача действительно завершена: документ проверен, отправление оформлено, срок проконтролирован, а возникшая проблема не осталась без решения.

Если вы умеете работать с документами, готовы осваивать новое и хотите развиваться в административной работе, будем рады познакомиться.

Откликайтесь! В сопроводительном сообщении расскажите, с какими документами и административными задачами вы работали.

Теги:#Документооборот, Работа с документами, Делопроизводство, Офис-менеджмент, Административная поддержка, Проверка документов, Контроль сроков, Организация отправок, Работа с курьерскими службами, Ведение таблиц и отчетности, Работа с оригиналами документов, Внимательность к деталям