Senior Personal Assistant

Ищем высокоорганизованного, проактивного и самостоятельного персонального ассистента для управления личными и административными задачами семьи. В данный момент руководитель находится в Ташкенте, с последующим переездом в ОАЭ. Это позиция для специалиста, который не просто выполняет поручения, а выстраивает систему, управляет процессами и отвечает за результат.

Ключевые зоны ответственности

01. Управление календарём и расписанием

• Ведение единого календаря личных и деловых событий.

• Планирование встреч, мероприятий, поездок и личных дел с учётом приоритетов.

• Организация логистики, трансферов и сопровождения расписания.

• Заблаговременное выявление конфликтов, переносов и изменений.

• Подготовка ежедневного плана и контроль исполнения.

02. Lifestyle Management

• Координация водителей, тренеров, массажистов, врачей, домашнего персонала и других специалистов.

• Организация медицинских записей, тренировок, персонального ухода и бытовых процессов.

• Контроль заказов, покупок, доставок, возвратов и бытовых услуг.

• Организация подарков, цветов, мероприятий и персональных запросов.

• Обеспечение готовности всего необходимого к запланированным событиям.

03. Travel Management

• Полная организация поездок: авиабилеты, отели, трансферы, маршруты и бронирования.

• Подбор 2–3 оптимальных вариантов по стоимости, качеству и удобству.

• Контроль виз, документов, сроков и изменений в расписании.

• Оперативное решение непредвиденных ситуаций во время поездок.

04. Административное и финансовое сопровождение

• Контроль личных платежей, подписок, счетов и регулярных обязательств.

• Ведение реестров документов, договоров и сроков их действия.

• Организация продления документов и взаимодействие со специалистами.

• Контроль расходов, подтверждающих документов и отчётности.

• Обеспечение прозрачности и порядка в административных процессах.

05. Подрядчики и личные проекты

• Постановка задач и контроль сроков исполнения подрядчиками.

• Организация проектов по обслуживанию недвижимости, ремонту, закупкам и переездам.

• Подбор исполнителей, сравнение предложений и согласование бюджетов.

• Контроль качества работ и самостоятельное решение текущих вопросов в пределах полномочий.

06. Family Office Coordination

• Координация семейных мероприятий, поездок и персональных запросов.

• Организация семейной логистики и домашних процессов.

• Взаимодействие с домашним персоналом и обслуживающими организациями.

• Контроль семейных административных вопросов, расходов и документации.

• Расширение зоны ответственности предполагается после успешного первоначального этапа.

Профессиональный профиль кандидата

• От 3 лет опыта в роли Senior Personal Assistant, Executive Assistant, Private PA или Family Office Assistant.

• Опыт работы с предпринимателями, собственниками бизнеса, HNWI/UHNWI-клиентами или первыми лицами компаний будет преимуществом.

• Опыт организации сложной логистики, поездок, работы с подрядчиками и персоналом.

• Уверенное владение цифровыми инструментами планирования, контроля задач и документооборота.

• Английский язык на уровне, достаточном для самостоятельного взаимодействия с международными подрядчиками и сервисами.

Ключевые компетенции и личные качества

• Интеллект и скорость мышления. Быстро анализирует информацию, видит взаимосвязи и находит решения нестандартных задач.

• Проактивность. Действует на опережение и предотвращает проблемы до их возникновения.

• Самостоятельность и ответственность. Доводит задачи до результата без напоминаний и постоянного контроля.

• Системность и организованность. Одновременно управляет большим количеством разноплановых задач, ничего не теряя из виду.

• Project management. Планирует, делегирует, координирует исполнителей и контролирует сроки и качество.

• Критическое мышление. Не просто сообщает о проблеме, а предлагает варианты её решения.

• Эмоциональный интеллект. Сохраняет тактичность, дипломатичность и профессиональную дистанцию.

• Стрессоустойчивость. Спокойно и эффективно работает при изменении планов и высокой нагрузке.

• Конфиденциальность. Строго соблюдает профессиональную этику, приватность и личные границы.

• Сервисный подход. Внимателен к деталям, пунктуален и поддерживает высокие стандарты качества.

Принципы работы

• Решения вместо проблем. Предлагать 2–3 продуманных варианта с рекомендацией оптимального.

• Опережение. Планировать заранее, а не реагировать постфактум.

• Ответственность за результат. Завершать поручения, а не только передавать их исполнителям.

• Системность. Фиксировать стандарты, договорённости, предпочтения и повторяющиеся процессы.

• Защита времени руководителя. Решать вопросы самостоятельно в пределах согласованных полномочий.

• Единое окно коммуникации. Координировать подрядчиков и персонал без лишнего вовлечения руководителя.

Ожидаемые результаты за первые 90 дней

• Сформирована единая система управления календарём, задачами и поручениями.

• Регулярные процессы систематизированы; у задач есть ответственные и контрольные сроки.

• Выстроено взаимодействие с персоналом и подрядчиками.

• Ключевые организационные вопросы решаются проактивно и самостоятельно.

• Руководителю не приходится повторно напоминать о принятых поручениях.

• Соблюдаются согласованные сроки, стандарты качества и конфиденциальности.

• Внедрена понятная система краткой отчётности и контроля.

Главный показатель эффективности: руководитель не занимается операционными вопросами и не тратит время на контроль повседневных процессов. Всё необходимое организовано и готово вовремя.

Условия

• Работа непосредственно с частным лицом в структуре Family Office.

• Высокий уровень самостоятельности, доверия и ответственности.

• Разноплановые задачи и возможность выстраивать процессы.

• Формат работы и вознаграждение обсуждаются индивидуально с финальным кандидатом.

Мы ищем человека, которому можно доверить не только задачи, но и ответственность за их безупречное выполнение.