Руководитель диспетчерской службы

СК Техноресурс - транспортная компания, специализирующаяся на предоставлении строительной техники в аренду. В парке — 85 единиц техники, которая работает на объектах по всей России. Мы растём и усиливаем управленческое звено для повышения качества документооборота и координации работы на объектах.

Мы ищем Руководителя диспетчерской службы, который объединит диспетчера, помощника диспетчера, менеджера по логистике, специалиста по ГЛОНАСС и специалиста по контролю топлива в единую команду и решит ключевую задачу — своевременный сбор, корректность и полноту документов с объектов в соответствии с требованиями заказчиков.

Сейчас документы с объектов (путевые листы, рапорта) собираются с задержками и ошибками, диспетчер перегружен, помощник вынужден исправлять чужие ошибки, а требования заказчиков по пакету документов не всегда выполняются. Нужен управленец, который построит систему и станет единой точкой ответственности за документооборот и контроль техники.

Подчинение: Руководителю службы эксплуатации.

Обязанности:

1. Управление и координация

• Объединить и координировать работу команды: диспетчер, помощник диспетчера, менеджер по логистике, специалист по ГЛОНАСС, специалист по контролю топлива.
• Распределять задачи, контролировать исполнение, проводить планёрки.
• Выстраивать взаимодействие с механиками на объектах (через руководителя службы эксплуатации).
• Быть единой точкой входа по вопросам документооборота и контроля техники для всех подразделений.

2. Работа с заказчиками по документообороту

Выяснять требования заказчиков к пакету документов:

• Какие документы нужны (путевые, рапорта, ТН, УПД, реестры).
• В каком формате (бумага, скан, ЭДО).
• Какие дополнительные реестры предоставлять.
• Нужны ли данные ГЛОНАСС.
• В какие сроки предоставлять.
• Анализировать договоры — если требования прописаны в договоре, брать информацию оттуда.
• Фиксировать требования по каждому заказчику в едином реестре.
• Доводить требования до команды и контролировать их выполнение.
• Взаимодействовать с заказчиками при возникновении спорных вопросов по документам.

3. Документооборот и образцы заполнения

• Разрабатывать образцы заполнения рапортов, путевых листов и ТН под каждого заказчика и предоставлять их механикам.
• Разработать и внедрить стандарт корректного заполнения путевых листов и рапортов.
• Разработать чек-лист проверки документов для механиков на объектах.
• Внедрить сроки сбора и передачи документов в офис с учётом требований заказчиков.
• Организовать обратную связь: офис ↔ механики ↔ водители.

4. Контроль сроков и полноты первичной документации

• Контролировать сроки сбора всей первичной документации по каждому объекту и заказчику.
• Учитывать периодичность сбора: подекадно, раз в две недели или раз в месяц — в зависимости от требований заказчика по выставлению УПД.
• Обеспечивать механиков реестрами для проверки количества рапортов (реестр готовит и высылает диспетчер).
• Вести учёт: что собрано, что в процессе, что просрочено.
• Ежедневно контролировать сбор документов с объектов.
• Вести учёт нарушителей сроков и качества.
• Эскалировать системные проблемы руководителю службы эксплуатации.
• Формировать отчётность руководству подекадно по состоянию документооборота.

5. Контроль техтабеля и статусов техники:

• Контролировать ежедневное заполнение техтабеля по каждой единице техники.
• Проверять корректность статусов: на линии, в ремонте, простой по вине водителя / по вине заказчика и т.д.
• Сверять данные техтабеля с ГЛОНАСС по итогам месяца.
• Эскалировать расхождения руководителю службы эксплуатации.

6. Контроль топлива

• Контролировать работу специалиста по контролю топлива:
• Своевременное отслеживание потребности топлива на объектах.
• Своевременный заказ топлива (чтобы техника не «обсохла»).
• Ведение учёта топливных карт.
• Формирование отчёта для руководства.
• Ведение документооборота и взаиморасчётов с поставщиками топлива.
• Анализ расхода топлива и отклонений — за руководителем службы эксплуатации.
• Эскалировать руководителю службы эксплуатации проблемные ситуации по топливу.

7. Оптимизация

• Унифицировать каналы сбора документов (бумага, фото, электронно).
• Оптимизировать работу помощника диспетчера (снизить объём исправлений).
• Внедрить KPI для сотрудников отдела (диспетчер, помощник, менеджер по логистике, специалист по ГЛОНАСС, специалист по контролю топлива).
• Внедрять KPI для механиков по своевременности и качеству.
• Формировать единый реестр требований заказчиков.

Диспетчер - сбор рапортов и путевых листов, табель, сверка с ГЛОНАСС, коммуникация с механиками, водителями, заказчиками. Готовит и высылает механикам реестры для проверки количества рапортов;

Помощник диспетчера - проверка корректности документов, исправление, подготовка для заказчиков;

Менеджер по логистике - заявки на технику, документооборот по перебазировкам техники (ЭТрН, ТН, УПД);

Специалист по ГЛОНАСС - заполнение техтабеля (статусы: на линии, в ремонте, простой), работа с Виалон, установка и тарирование датчиков. Сверка техтабеля с ГЛОНАСС по итогам месяца:

Специалист по контролю топлива - отслеживание потребности топлива на объектах, заказ топлива, учёт топливных карт, отчёт для руководства, документооборот и взаиморасчёты с поставщиками.

1. Бригадиры собирают рапорта с водителей на объектах.
2. Механик проверяет количество рапортов по реестру (реестр готовит и высылает диспетчер), проверяет заполнение по образцу, подписывает у заказчика и передаёт в офис.
3. Задача руководителя диспетчерской службы — разрабатывать образцы заполнения под каждого заказчика и предоставлять их механикам, а также обеспечивать механиков реестрами.

• Опыт руководства командой от 3 человек (диспетчеры, логисты, операционный персонал).
• Опыт в транспортной, логистической или строительной компании.
• Понимание документооборота: путевые листы, рапорта, ТН, УПД, реестры.
• Опыт работы с требованиями заказчиков по документообороту.
• Опыт анализа договоров на предмет требований к документам.
• Опыт разработки образцов заполнения документов под требования заказчиков.
• Понимание периодичности сбора документов (подекадно, раз в 2 недели, раз в месяц).
• Опыт построения регламентов и сроков выполнения работ с нуля.
• Навыки работы с 1С (УАТ, Бухгалтерия) или аналогичными системами.
• Уверенный пользователь Excel / Google Sheets.
• Грамотная устная и письменная речь.

Желательные:

• Опыт работы с ГЛОНАСС / системами мониторинга транспорта (Виалон).
• Опыт взаимодействия с механиками и водителями.
• Опыт внедрения KPI и мотивации для сотрудников отдела.
• Знание специфики строительной техники.
• Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС).
• Понимание процесса контроля топлива (потребность, заказ, топливные карты, взаиморасчёты с поставщиками).

Личные качества:

• Системность — умеет выстраивать процессы, а не тушить пожары.
• Требовательность — не боится требовать и эскалировать.
• Коммуникабельность — легко находит общий язык с механиками, водителями, заказчиками.
• Внимательность к деталям — видит несоответствия в документах.
• Ответственность — доводит начатое до результата.
• Стрессоустойчивость — работает в режиме многозадачности.
• Инициативность — предлагает улучшения, а не ждёт указаний.
• Клиентоориентированность — понимает, что документы — это часть услуги для заказчика.

Условия:

• Реальную возможность построить систему с нуля.
• Поддержку руководства и руководителя службы эксплуатации.
• Команду из 5 человек, которая ждёт управленца.
• Возможность влиять на процессы и видеть результат.
• Официальное оформление и стабильную зарплату.

• Испытательный срок 3 месяца.

• Полный рабочий день 5/2 (с 9-00 до 18-00), пятница до 17:00.

• Корпоративная мобильная связь.
• Доход до 150 000 ₽ на руки (оклад 120 000 + KPI 30 000).